Software für die Einkaufskontrolle auswählen

Worauf kommt es bei der Auswahl an?

Software für die Einkaufskontrolle lässt sich schlecht anhand von Funktionslisten vergleichen. Entscheidend ist, ob sie mit Ihren Großhandlungen, Ihren Belegen und Ihrer Arbeitsweise zurechtkommt. Die folgenden Punkte helfen, die Auswahl an konkreten Gegebenheiten Ihrer Apotheke zu prüfen statt an allgemeinen Versprechen.

Die eigenen Großhandlungen berücksichtigen

Klären Sie zuerst, ob Ihre Großhandlungen unterstützt werden. Der Belegabruf von apoprüfung ist für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX verfügbar. Beziehen Sie Ihre Belege überwiegend von einer nicht unterstützten Großhandlung, bleibt der wesentliche Teil der Auswertung leer — unabhängig davon, wie umfangreich der übrige Funktionsumfang ist.

Buchung je Apotheke und Großhandlung

Der Belegabruf wird je Apotheke und Großhandlung gebucht. Rechnen Sie deshalb nicht mit einem Pauschalpreis, sondern mit Ihrer tatsächlichen Kombination. Eine Apotheke mit zwei Großhandlungen benötigt zwei Buchungen; drei Filialen mit jeweils zwei Großhandlungen entsprechend sechs. Hinzu kommt die Grundgebühr je Apotheke. Die aktuellen Beträge finden Sie auf der Seite Preise für Apotheken, wo sich die Summe für Ihre Anzahl direkt berechnen lässt.

Zugangsdaten und Rückwirkung

Für den Abruf hinterlegen Sie Ihre Portalzugangsdaten der jeweiligen Großhandlung. Die Auswertung erfolgt drei Monate rückwirkend. Das ist für die Auswahl wichtig: Sie sehen also nicht sofort mehrere Jahre Historie, sondern einen zusammenhängenden aktuellen Zeitraum, an dem sich die Prüfung beurteilen lässt.

Prüfen, was die Auswertung tatsächlich zeigt

Ein häufiger Fehler bei der Auswahl ist, nur auf die Belegsammlung zu achten. Der Nutzen entsteht erst dort, wo Belegangaben und berechnete Vergleichswerte gegenübergestellt werden.

Rechnungsprüfung

Sehen Sie sich an, auf welcher Ebene verglichen wird. In apoprüfung sind das unter anderem Umsatzdifferenzen getrennt nach Rx, OTC und HP unter Berücksichtigung der ausgewiesenen Gebühren, mögliche Korrekturbeträge aufgeschlüsselt nach Umsatzdifferenz und Handelsspannenausgleich, die Rx-Packungszahlen und durchschnittlichen Packungswerte sowie die ausgewiesene prozentuale Spanne im Vergleich zur Auswertung der Belege.

Konditionsprüfung

Der zweite Bereich gleicht Rabatte und Skonto mit den hinterlegten Einkaufskonditionen ab: Gesamtnachlass und seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto, die Rx-, OTC- und HP-Gesamtkonditionen sowie der Skontoabgleich. Prüfen Sie hier besonders genau, ob Sie Ihre tatsächlich vereinbarten Konditionen vollständig hinterlegen können — ein Abgleich ist nur so belastbar wie die hinterlegte Vereinbarung.

Mit konkreten Belegen testen

Nutzen Sie im kostenlosen Probemonat einen Abrechnungszeitraum aus Ihrem Alltag statt eines Musterdatensatzes. Jede Ihrer Apotheken erhält zu Beginn einen Probemonat mit vollem Funktionsumfang, den Sie nach der Freigabe selbst starten.

Drei Fragen für den Testzeitraum

• Wiederfinden: Stoßen Sie über Datum, Belegnummer, Belegart und die Zuordnung zu Apotheke und Großhandlung zuverlässig auf den gesuchten Vorgang?
• Nachvollziehen: Können Sie eine ausgewiesene Differenz bis zum zugrunde liegenden Beleg zurückverfolgen?
• Weiterarbeiten: Lässt sich daraus eine Rückfrage an die Großhandlung formulieren, ohne dass Sie Angaben händisch zusammentragen müssen?

Beantworten Sie diese Fragen anhand eines Zeitraums, in dem Sie ohnehin eine Unstimmigkeit vermuten. Ein unauffälliger Monat zeigt wenig darüber, ob die Software im Ernstfall trägt.

Laufende Kosten realistisch gegenrechnen

Vergleichen Sie die monatlichen Kosten nicht mit einem erhofften Einsparbetrag, sondern mit dem Aufwand, den die Prüfung heute in Ihrer Apotheke verursacht. Wie viel Zeit kostet das Zusammensuchen von Belegen, das Aufbereiten einer Rückfrage und die Abstimmung zwischen mehreren Apotheken? Das Abo ist monatlich anpassbar und kündbar, sodass Sie die Entscheidung nach dem Probemonat nicht dauerhaft festschreiben.

Software gemeinsam mit der Beratung auswählen

Arbeitet Ihre Apotheke mit einer Apothekenberatung zusammen, treffen Sie die Auswahl am besten gemeinsam. Die Beratung kennt Ihre Einkaufsfragen und weiß, welche Auswertungen sie für die Gespräche mit Ihnen braucht.

Warenwirtschaft und Prüfsoftware getrennt betrachten

Ihre Warenwirtschaft bleibt, wie sie ist: apoprüfung arbeitet unabhängig davon und prüft die Abrechnungen und Konditionen Ihrer Großhandlungen. Bei der Auswahl geht es deshalb nicht um einen Systemwechsel, sondern darum, wie gründlich Belegangaben und Konditionsmodelle geprüft werden. Mehr dazu unter Apothekensoftware ergänzen.

Fragen für das Gespräch mit der Beratung

• Welche Großhandlungen und welche Zeiträume sollen geprüft werden?
• Welche Auswertungen möchte die Beratung für ihre Gespräche mit Ihnen nutzen?
• Soll sich die Beratung in apoprüfung mit Ihrer Apotheke verbinden, damit beide mit denselben Auswertungen arbeiten?
• Welche Aufgaben bleiben in der Apotheke, welche übernimmt die Beratung?

Einige Beratungen setzen apoprüfung selbst gemeinsam mit ihren Mandanten ein, zum Beispiel die Veritas Apothekenberatung.

Was Software nicht übernimmt

Auch eine gute Auswertung trifft keine Entscheidung. Eine rechnerische Auffälligkeit ist ein Hinweis, keine bestätigte Forderung. Ob eine Abweichung sachlich begründet ist, klären Sie anhand Ihrer Unterlagen und im Gespräch mit der Großhandlung. Wünschen Sie dafür fachliche Einordnung, können Sie Ihre Apotheke zusätzlich mit einer teilnehmenden Apothekenberatung verbinden; nach bestätigter Verbindung nutzt diese die Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen.

Preise für Apotheken · Ablauf des kostenlosen Probeabos · Ablauf der Abrechnungsprüfung

Häufige Fragen: Software für die Einkaufskontrolle auswählen

Welche Großhandlungen unterstützt der Belegabruf von apoprüfung?

Der Belegabruf ist für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX verfügbar. Klären Sie das bei der Softwareauswahl zuerst: Beziehen Sie Ihre Belege überwiegend von einer nicht unterstützten Großhandlung, bleibt der wesentliche Teil der Auswertung leer, unabhängig vom übrigen Funktionsumfang. Für den Abruf hinterlegen Sie Ihre Portalzugangsdaten der jeweiligen Großhandlung.

Was kostet Software für die Einkaufskontrolle bei mehreren Apotheken und Großhandlungen?

Bei apoprüfung setzen sich die Kosten aus der Grundgebühr je Apotheke und dem Belegabruf je Apotheke und Großhandlung zusammen. Rechnen Sie daher mit Ihrer tatsächlichen Kombination: Eine Apotheke mit zwei Großhandlungen benötigt zwei Buchungen, drei Filialen mit jeweils zwei Großhandlungen sechs. Die aktuellen Beträge und einen Rechner für Ihre Anzahl finden Sie auf der Seite /preise. Das Abo ist monatlich anpassbar und kündbar.

Wie teste ich eine Prüfsoftware für die Apotheke sinnvoll?

Jede Apotheke erhält zu Beginn einen kostenlosen Probemonat mit vollem Funktionsumfang, den Sie nach der Freigabe selbst starten. Nutzen Sie dafür einen echten Abrechnungszeitraum, am besten einen, in dem Sie ohnehin eine Unstimmigkeit vermuten. Prüfen Sie, ob Sie Vorgänge zuverlässig wiederfinden, eine Differenz bis zum Beleg zurückverfolgen und daraus eine Rückfrage formulieren können, ohne Angaben händisch zusammenzutragen.

Ersetzt eine Prüfsoftware meine Warenwirtschaft?

Nein. Ihre Warenwirtschaft bleibt, wie sie ist. apoprüfung arbeitet unabhängig davon und prüft die Abrechnungen und Konditionen Ihrer Großhandlungen. Bei der Auswahl geht es deshalb nicht um einen Systemwechsel, sondern darum, wie gründlich Belegangaben und Konditionsmodelle geprüft werden. Weitere Hinweise gibt der Artikel zum Ergänzen der Apothekensoftware.

Wie viele Monate Belegdaten stehen nach dem Start zur Verfügung?

Die Auswertung erfolgt drei Monate rückwirkend. Nach dem Start sehen Sie also keine mehrjährige Historie, sondern einen zusammenhängenden aktuellen Zeitraum. Für die Auswahl ist das wichtig, weil Sie die Prüfung an diesem Zeitraum beurteilen. Voraussetzung sind hinterlegte Portalzugangsdaten und ein gebuchter Belegabruf für die jeweilige Kombination aus Apotheke und Großhandlung.

Woran erkenne ich, ob eine Software wirklich Abrechnungen prüft statt nur Belege zu sammeln?

Der Nutzen entsteht erst dort, wo Belegangaben und berechnete Vergleichswerte gegenübergestellt werden. Achten Sie darauf, auf welcher Ebene verglichen wird. In apoprüfung sind das unter anderem Umsatzdifferenzen nach Rx, OTC und HP, Korrekturbeträge nach Umsatzdifferenz und Handelsspannenausgleich, Rx-Packungszahlen und Packungswerte sowie die prozentuale Spanne. Die Konditionsprüfung gleicht zusätzlich Rabatte und Skonto mit den hinterlegten Konditionen ab.

Wie wähle ich die Prüfsoftware gemeinsam mit meiner Apothekenberatung aus?

Treffen Sie die Auswahl am besten gemeinsam, denn die Beratung kennt Ihre Einkaufsfragen und weiß, welche Auswertungen sie für die Gespräche mit Ihnen braucht. Klären Sie, welche Großhandlungen und Zeiträume geprüft werden sollen, welche Auswertungen die Beratung nutzen möchte und welche Aufgaben in der Apotheke bleiben. Legen Sie auch fest, ob sich die Beratung in apoprüfung mit Ihrer Apotheke verbinden soll, damit beide mit denselben Auswertungen arbeiten.