Rabatte und Skonto Ihrer Apotheke prüfen

Vereinbarte Konditionen und Abrechnung zusammenbringen

Für eine belastbare Prüfung reicht der Blick auf den Rechnungsendbetrag nicht aus. Sie benötigen die zum Zeitraum passenden Konditionen und die zugehörigen Großhandelsbelege. Apoprüfung führt diese Perspektiven in der Konditionsprüfung zusammen. Damit erkennen Sie, an welchen Stellen eine Abrechnung Rückfragen aufwirft und welche Vereinbarung Sie für die Klärung heranziehen sollten.

Rabatte nach Rx, OTC und HP betrachten

Die Auswertung unterscheidet Rx, OTC und HP. Sie sehen die jeweiligen Gesamtkonditionen und ausgewiesenen Unterschiede im Nachlassbetrag. Das hilft Ihnen, eine Auffälligkeit einzugrenzen: Betrifft sie einen bestimmten Warenbereich oder den Gesamtnachlass? Im Gespräch mit dem Großhandel können Sie dadurch einen konkreten Prüfpunkt benennen, statt pauschal die gesamte Abrechnung infrage zu stellen.

Gesamtnachlass und Aufteilung trennen

Die Konditionsprüfung zeigt den Gesamtnachlass und seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto. Diese Aufteilung ist der eigentliche Erkenntnisgewinn: Ein unveränderter Gesamtbetrag kann eine deutliche Verschiebung zwischen den Warenbereichen verdecken, und ein gesunkener Gesamtbetrag geht nicht selten auf eine veränderte Zusammensetzung Ihres Einkaufs zurück statt auf schlechtere Konditionen. Sehen Sie deshalb immer beides an.

Den hinterlegten Stand zuerst prüfen

Der Abgleich ist nur so belastbar wie die hinterlegte Vereinbarung. Prüfen Sie bei jeder auffälligen Position zuerst, ob die hinterlegte Kondition dem Stand entspricht, der im geprüften Zeitraum tatsächlich galt. Eine unterjährige Änderung, die nicht nachgezogen wurde, erzeugt zuverlässig Abweichungen, die keine sind — und kostet in der Rückfrage unnötig Glaubwürdigkeit.

Skontobeträge gesondert abgleichen

Beim Skontoabgleich stellt apoprüfung die Skontobeträge des Großhandels den aus den hinterlegten Angaben ermittelten Beträgen gegenüber. Die ausgewiesene Differenz ist ein Ausgangspunkt für Ihre Prüfung. Dazu gehören die maßgebliche Konditionsvereinbarung, der Abrechnungszeitraum und gegebenenfalls zugehörige Gutschriften. Eine sichtbare Differenz ist noch keine bestätigte Erstattung.

Warum Skonto eigene Aufmerksamkeit verdient

Skonto hängt an Bedingungen, die außerhalb der reinen Warenrechnung liegen — etwa an Zahlungszeitpunkten. Eine Abweichung kann deshalb ihre Ursache in einem Vorgang haben, der mit der Abrechnung selbst nichts zu tun hat. Klären Sie das intern, bevor Sie nachfragen: Es ist die häufigste sachliche Erklärung und lässt sich ohne die Gegenseite prüfen. Beziehen Sie außerdem zugehörige Gutschriften ein, die den Betrag im Folgezeitraum bereits korrigiert haben können.

Mit nachvollziehbaren Unterlagen nachfragen

Nutzen Sie die Auswertung, um Rückfragen zu priorisieren und Belege bereitzuhalten. Bereits geklärte Vorgänge können Sie in Ihrem eigenen Prüfprozess von offenen Punkten trennen. So unterstützt apoprüfung eine regelmäßige Kontrolle Ihres Apothekeneinkaufs und liefert eine konkrete Grundlage für Gespräche über Großhandelskonditionen.

Eine Abweichung gefunden: die Rückfrage vorbereiten

Halten Sie zunächst fest, welcher Zeitraum und welcher Beleg betroffen sind. Prüfen Sie, ob die zugehörigen Unterlagen und bereits vorhandenen Antworten vollständig vorliegen. Geben Sie den offenen Punkt anschließend an die zuständige Ansprechperson weiter. Eine festgestellte Differenz ist zunächst eine Frage zur Klärung, kein Beleg für einen Erstattungsanspruch.

Neutrale Formulierung für Ihre Rückfrage

Bei der Durchsicht unserer Unterlagen ist zu einem Beleg eine Rückfrage offen geblieben. Bitte erläutern Sie uns die betreffende Abrechnung und teilen Sie uns mit, ob für die Klärung weitere Unterlagen benötigt werden. Den Belegbezug und die konkrete Fragestellung stellen wir Ihnen über den vereinbarten Kommunikationsweg bereit.

Ergänzen Sie die Angaben ausschließlich in Ihrer direkten Kommunikation mit dem Geschäftspartner. Dokumentieren Sie anschließend die Antwort und gegebenenfalls den nächsten vereinbarten Schritt. Die Checkliste zur Abrechnungsprüfung hilft dabei, Zuständigkeiten und offene Vorgänge im Team zu organisieren.

Muss ich die vereinbarten Konditionen hinterlegen?

Für den Vergleich benötigt apoprüfung die hinterlegten Konditionen Ihrer Apotheke. Achten Sie darauf, dass sie zum geprüften Zeitraum passen. Der Abgleich gehört zum Belegabruf, den Sie je Apotheke und Großhandlung buchen; er ist für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX verfügbar. Mehr dazu erfahren Sie unter Rechnungs- und Konditionsprüfung.

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Häufige Fragen: Rabatte und Skonto Ihrer Apotheke prüfen

Wie prüfe ich, ob mein Großhandel die vereinbarten Rabatte korrekt abrechnet?

Sie benötigen die zum Zeitraum passenden Konditionen und die zugehörigen Großhandelsbelege. Die Konditionsprüfung von apoprüfung gleicht Rabatte mit den hinterlegten Konditionen ab und unterscheidet dabei Rx, OTC und HP. Sie sehen die jeweiligen Gesamtkonditionen und ausgewiesene Unterschiede im Nachlassbetrag. So grenzen Sie ein, ob eine Auffälligkeit einen bestimmten Warenbereich oder den Gesamtnachlass betrifft, und können der Großhandlung einen konkreten Prüfpunkt nennen.

Wie kontrolliere ich das Skonto auf der Großhandelsabrechnung?

Beim Skontoabgleich stellt apoprüfung die Skontobeträge des Großhandels den aus den hinterlegten Angaben ermittelten Beträgen gegenüber. Die ausgewiesene Differenz ist ein Ausgangspunkt für Ihre Prüfung. Ziehen Sie die maßgebliche Konditionsvereinbarung, den Abrechnungszeitraum und gegebenenfalls zugehörige Gutschriften heran. Eine sichtbare Differenz ist noch keine bestätigte Erstattung, sondern eine Frage zur Klärung.

Warum weicht das abgerechnete Skonto von der Vereinbarung ab?

Skonto hängt an Bedingungen außerhalb der reinen Warenrechnung, etwa an Zahlungszeitpunkten. Eine Abweichung kann deshalb auf einen Vorgang zurückgehen, der mit der Abrechnung selbst nichts zu tun hat. Klären Sie das intern, bevor Sie nachfragen; es lässt sich ohne die Gegenseite prüfen. Beziehen Sie außerdem Gutschriften ein, die den Betrag im Folgezeitraum bereits korrigiert haben können, und prüfen Sie, ob die hinterlegte Kondition aktuell ist.

Mein Gesamtnachlass ist gesunken – sind meine Konditionen schlechter geworden?

Nicht unbedingt. Ein gesunkener Gesamtbetrag geht nicht selten auf eine veränderte Zusammensetzung Ihres Einkaufs zurück statt auf schlechtere Konditionen. Umgekehrt kann ein unveränderter Gesamtnachlass eine deutliche Verschiebung zwischen den Warenbereichen verdecken. Die Konditionsprüfung zeigt deshalb den Gesamtnachlass und seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto. Sehen Sie immer beides an, bevor Sie Schlüsse ziehen.

Wie formuliere ich eine Rückfrage zu Rabatten oder Skonto neutral?

Halten Sie zuerst Zeitraum und Beleg fest und prüfen Sie, ob Unterlagen und vorhandene Antworten vollständig vorliegen. Bitten Sie dann sachlich um eine Erläuterung der betreffenden Abrechnung und fragen Sie, ob für die Klärung weitere Unterlagen benötigt werden. Belegbezug und konkrete Frage ergänzen Sie ausschließlich in der direkten Kommunikation mit Ihrem Geschäftspartner. Eine Differenz ist zunächst eine Frage, kein Beleg für einen Erstattungsanspruch.

Für welche Großhandlungen ist der Rabatt- und Skontoabgleich verfügbar?

Der Abgleich von Rabatten und Skonto gehört zum Belegabruf, den Sie je Apotheke und Großhandlung buchen. Er ist für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX verfügbar. Für den Vergleich hinterlegen Sie die vereinbarten Konditionen Ihrer Apotheke und achten darauf, dass sie zum geprüften Zeitraum passen. Einzelheiten beschreibt die Seite zur Rechnungs- und Konditionsprüfung.