Großhandelsabrechnungen auf PZN-Ebene prüfen
Mit Prüfrechnungen die Angaben auf Ihren Großhandelsbelegen nachvollziehen: apoprüfung stellt aufgedruckte Werte den Berechnungen aus verfügbaren Belegdaten und hinterlegten Angaben gegenüber. So erkennen Sie rechnerische Abweichungen und bereiten gezielte Rückfragen vor.
PZN, Rx, OTC und Hochpreiser in der Belegprüfung
Die Pharmazentralnummer (PZN) identifiziert einen konkreten Artikel, unter anderem mit seiner Packungsgröße und Darreichungsform. Sie schafft damit den Artikelbezug für die Prüfung von Großhandelsbelegen. Die IFA erläutert die Zuteilung der PZN.
Rx bezeichnet verschreibungspflichtige Arzneimittel, OTC steht für „Over the Counter“ und wird für rezeptfreie Arzneimittel verwendet. In den Auswertungen von apoprüfung bezeichnet HP den Hochpreisbereich. Hochpreiser sind dabei nicht einfach ein eigener Verschreibungsstatus neben Rx und OTC: Für den Vergleich kommt es auf die konkrete Zuordnung in der jeweiligen Auswertung an.
Wenn Sie Rx-Packungswerte, OTC-Umsätze oder Hochpreiskonditionen vergleichen, halten Sie deshalb den betrachteten Bereich und Zeitraum fest. So lassen sich die aufgedruckten Angaben und die berechneten Vergleichswerte gezielt gegenüberstellen.
Vom Gesamtbetrag zum konkreten Prüfpunkt
Die PZN bezeichnet den jeweiligen Artikel und schafft eine gemeinsame Bezugsgröße für die Prüfung. Das ist hilfreich, wenn ein Gesamtbetrag allein eine Auffälligkeit nicht erklärt. Apoprüfung wertet Ihre Großhandelsbelege auf dieser Ebene aus und bereitet die Ergebnisse für die Rechnungsprüfung auf. Sie erhalten damit Anhaltspunkte, wo sich ein genauerer Blick in die Abrechnung lohnt.
Rx-Packungen, Packungswerte und Umsätze im Blick
Zur Rechnungsprüfung gehören die Gegenüberstellung von Rx-Packungszahlen und durchschnittlichen Rx-Packungswerten sowie die Betrachtung der Umsätze nach Rx, OTC und HP. Diese Trennung hilft, Unterschiede sachlich einzuordnen. Ein veränderter Umsatz und eine abweichende Packungszahl beantworten unterschiedliche Fragen und sollten im Gespräch nicht miteinander verwechselt werden.
Gebühren und Handelsspannenausgleich nachvollziehen
Apoprüfung zeigt außerdem ausgewiesene Gebühren sowie Vergleichswerte zur Spanne und zum Handelsspannenausgleich. Sie sehen, wo die Großhandelsabrechnung von der Auswertung Ihrer Belege abweicht. Die Software unterstützt damit Ihre Kontrolle, während die Bewertung eines konkreten Vorgangs die zugehörigen Belege und Vereinbarungen einbezieht.
Rechnungsprüfung und Konditionsprüfung kombinieren
Nach der Prüfung von Mengen, Werten und Umsätzen folgt die Frage nach den vereinbarten Nachlässen. Mit der ergänzenden Konditionsprüfung gleichen Sie Rabatte und Skonto ab. So betrachten Sie sowohl die Abrechnung als auch Ihre Einkaufsvereinbarungen. Für eine Rückfrage können Sie den betroffenen Zeitraum und die auffällige Größe klar benennen.
Welche Unterlagen braucht die Prüfung?
Die Grundlage bilden die abgerufenen Großhandelsbelege; für den Konditionsabgleich kommen Ihre hinterlegten Vereinbarungen hinzu. Apoprüfung verbindet diese Informationen in den Prüffunktionen für Apotheken.
Passend dazu
Funktionen ansehen · Kostenloses Probeabo kennenlernen
Eine auffällige Position für die Rückfrage eingrenzen
Bevor Sie eine einzelne Position besprechen, halten Sie den Bezug zur Apotheke, zur Großhandlung und zum betrachteten Zeitraum fest. Notieren Sie anschließend, welche Größe die Frage ausgelöst hat: eine Packungszahl, ein Umsatzwert oder eine ausgewiesene Gebühr. Diese Angaben helfen der angesprochenen Person, denselben Ausschnitt der Abrechnung aufzurufen.
Die Artikelzuordnung über eine PZN und die Betrachtung eines ganzen Warenbereichs beantworten unterschiedliche Fragen. Eine Zusammenfassung nach Rx, OTC oder HP gibt Orientierung; für eine konkrete Rückfrage kann zusätzlich die zugehörige Einzelposition wichtig sein. Springen Sie bei der Dokumentation deshalb nicht unbemerkt zwischen Einzelposition und Gesamtauswertung.
Was tun, wenn der Dokumentbezug noch unklar ist?
Stellen Sie zunächst sicher, dass die benötigten Belege vorliegen und zum betrachteten Vorgang gehören. Eine spätere Gutschrift kann eine erneute Zuordnung erforderlich machen. Halten Sie solche offenen Bezüge fest, bevor Sie einen Vorgang als abschließend eingeordnet behandeln. Die Arbeitshilfe zum Zuordnen von Gutschriften beschreibt diesen organisatorischen Schritt.
Welche Aussage lässt sich aus einer Auffälligkeit ableiten?
Eine Auffälligkeit ist ein Anlass zur Durchsicht der zugrunde liegenden Informationen. Sie ist für sich genommen noch keine abschließende Erklärung des Sachverhalts. Trennen Sie in Ihren Notizen den angezeigten Wert, Ihre offene Frage und eine später bestätigte Antwort. So bleibt auch für eine Vertretung erkennbar, was bereits geklärt wurde.
Für den regelmäßigen Ablauf können Sie die Checkliste zur Abrechnungsprüfung nutzen. Sie verbindet die fachliche Durchsicht mit Zuständigkeiten und Wiedervorlagen im Team.
Belegwerte und Berechnungen einordnen
Der Beitrag Prüfrechnungen zu Großhandelsbelegen verstehen erklärt, wie Sie ausgewiesene Werte, berechnete Vergleichswerte und rechnerische Abweichungen für Ihre Prüfung nutzen.
Häufige Fragen: Großhandelsabrechnungen auf PZN-Ebene prüfen
Was ist eine PZN und warum ist sie für die Rechnungsprüfung wichtig?
Die Pharmazentralnummer identifiziert einen konkreten Artikel, unter anderem mit Packungsgröße und Darreichungsform. Sie schafft damit einen eindeutigen Artikelbezug für die Prüfung von Großhandelsbelegen. Das hilft, wenn ein Gesamtbetrag eine Auffälligkeit allein nicht erklärt. apoprüfung wertet Ihre Großhandelsbelege auf dieser Ebene aus und zeigt Ihnen, wo sich ein genauerer Blick in die Abrechnung lohnt. Die Zuteilung der PZN erläutert die IFA.
Was bedeuten Rx, OTC und HP in der Großhandelsabrechnung?
Rx bezeichnet verschreibungspflichtige Arzneimittel. OTC steht für Over the Counter und wird für rezeptfreie Arzneimittel verwendet. HP bezeichnet in den Auswertungen von apoprüfung den Hochpreisbereich. Hochpreiser sind dabei kein eigener Verschreibungsstatus neben Rx und OTC; für den Vergleich kommt es auf die konkrete Zuordnung in der jeweiligen Auswertung an. Halten Sie deshalb immer den betrachteten Bereich und Zeitraum fest.
Warum sollte ich Rx-Packungszahl und Rx-Umsatz getrennt prüfen?
Ein veränderter Umsatz und eine abweichende Packungszahl beantworten unterschiedliche Fragen. Die Rechnungsprüfung stellt deshalb Rx-Packungszahlen und durchschnittliche Rx-Packungswerte gegenüber und betrachtet die Umsätze nach Rx, OTC und HP separat. Diese Trennung hilft, Unterschiede sachlich einzuordnen, und verhindert, dass beide Größen im Gespräch mit der Großhandlung verwechselt werden.
Wie kontrolliere ich Gebühren und Handelsspannenausgleich auf der Abrechnung?
apoprüfung zeigt ausgewiesene Gebühren sowie Vergleichswerte zur Spanne und zum Handelsspannenausgleich. So sehen Sie, wo die Großhandelsabrechnung von der Auswertung Ihrer Belege abweicht. Die Software unterstützt damit Ihre Kontrolle. Die Bewertung eines konkreten Vorgangs bezieht die zugehörigen Belege und Vereinbarungen ein, bevor Sie eine Rückfrage an die Großhandlung stellen.
Reicht die Auswertung nach Warenbereich oder brauche ich die Einzelposition?
Beides beantwortet unterschiedliche Fragen. Eine Zusammenfassung nach Rx, OTC oder HP gibt Orientierung, wo eine Auffälligkeit liegt. Für eine konkrete Rückfrage kann zusätzlich die zugehörige Einzelposition wichtig sein. Halten Sie deshalb fest, welche Größe die Frage ausgelöst hat, etwa Packungszahl, Umsatzwert oder Gebühr, und springen Sie in der Dokumentation nicht unbemerkt zwischen Einzelposition und Gesamtauswertung.
Wie ergänzt die Konditionsprüfung die Prüfung auf PZN-Ebene?
Nach der Prüfung von Mengen, Werten und Umsätzen folgt die Frage nach den vereinbarten Nachlässen. Mit der ergänzenden Konditionsprüfung gleichen Sie Rabatte und Skonto mit Ihren hinterlegten Einkaufsvereinbarungen ab. So betrachten Sie sowohl die Abrechnung als auch Ihre Konditionen. Für eine Rückfrage können Sie anschließend den betroffenen Zeitraum und die auffällige Größe klar benennen.
Kostenloses Probeabo
Entdecken Sie apoprüfung für Ihre Apotheke und testen Sie die Funktionen einen Monat lang kostenlos. Starten Sie jetzt Ihr unverbindliches Probeabo.