Apothekenberatung: Das Erstgespräch vorbereiten

Mit konkreten Fragen in das Beratungsgespräch

Ein Erstgespräch mit einer Apothekenberatung ist dann ergiebig, wenn nicht erst im Termin geklärt werden muss, worum es eigentlich geht. Die Vorbereitung besteht aus zwei Teilen: das eigene Anliegen auf eine beantwortbare Frage zuspitzen und die Unterlagen bereitlegen, an denen sich diese Frage nachvollziehen lässt.

Ein Ziel für das Gespräch festlegen

Wählen Sie die Fragen aus, bei denen Sie Unterstützung benötigen: etwa die Einordnung auffälliger Großhandelsabrechnungen oder die Vorbereitung eines Konditionsgesprächs. Benennen Sie die betroffenen Apotheken, Großhandlungen und Zeiträume.

Eine Frage statt einer Bestandsaufnahme

„Wir möchten unseren Einkauf optimieren“ ist kein Gesprächsziel, sondern ein Themenfeld. Beantwortbar wird daraus etwa: „Der Skontoabgleich weicht in zwei aufeinanderfolgenden Monaten von unserer Vereinbarung ab — woran kann das liegen und wie sprechen wir es an?“ Je enger die Frage, desto eher erhalten Sie im Erstgespräch eine verwertbare Antwort statt eines allgemeinen Überblicks.

Zwischen Vergangenheit und Zukunft unterscheiden

Die Prüfung zurückliegender Abrechnungen und die Vereinbarung künftiger Konditionen verfolgen unterschiedliche Ziele und erfordern unterschiedliche Unterlagen. Legen Sie vorab fest, welcher der beiden Punkte im Erstgespräch Vorrang hat. Beides im selben Termin zu vermischen, führt meist dazu, dass keiner der Punkte abschließend behandelt wird.

Die passenden Unterlagen bereithalten

Stellen Sie die zugehörigen Belege und Ihre vereinbarten Einkaufskonditionen zusammen. In apoprüfung kann eine verbundene Beratung die Auswertungen der von Ihnen gebuchten Funktionen nutzen. Besprechen Sie gemeinsam, welche Punkte zuerst geklärt werden sollen.

Was konkret bereitliegen sollte

• Die vereinbarten Einkaufskonditionen in der jeweils gültigen Fassung, einschließlich Änderungen im betrachteten Zeitraum.
• Die Abrechnungen des Zeitraums, um den es geht, sowie die zugehörigen Einzelbelege.
• Eine Notiz zu den Positionen, die Ihnen aufgefallen sind — mit Belegnummer und kurzer Begründung.
• Frühere Korrespondenz mit der Großhandlung zum selben Sachverhalt, falls vorhanden.

Die Auswertungen vorher selbst ansehen

Gehen Sie die Rechnungs- und Konditionsprüfung vor dem Termin einmal selbst durch. Sie müssen dabei nichts abschließend bewerten — es genügt, die Stellen zu markieren, die Sie nicht nachvollziehen können. Genau diese Stellen sind der beste Einstieg in das Gespräch. Der Abgleich umfasst unter anderem Umsatzdifferenzen getrennt nach Rx, OTC und HP, den Handelsspannenausgleich sowie Rabatte und Skonto im Vergleich zu den hinterlegten Konditionen.

Die Verbindung in der Software vorbereiten

Wenn die Beratung mit denselben Auswertungen arbeiten soll, die Sie sehen, braucht es die bestätigte Verbindung Ihrer Apotheke mit der Beratung. Klären Sie vor dem Termin, ob diese bereits besteht.

Umfang der Verbindung kennen

Der Zugriff bezieht sich auf die Auswertungen der Funktionen, die Sie tatsächlich gebucht haben. Ist der Belegabruf für eine bestimmte Großhandlung nicht gebucht, liegen dazu auch keine Auswertungen vor — die Beratung kann dann nur mit Unterlagen arbeiten, die Sie ihr anderweitig bereitstellen. Prüfen Sie deshalb, ob die Großhandlung, um die es im Gespräch gehen soll, überhaupt abgedeckt ist.

Alternative ohne Verbindung

Für ein erstes Gespräch ist die Verbindung keine Voraussetzung. Ausgewählte Belege lassen sich gesammelt als PDFs in einer ZIP-Datei herunterladen und so auch ohne bestätigte Verbindung besprechen. Das genügt häufig, um zu klären, ob eine dauerhafte Zusammenarbeit überhaupt sinnvoll ist.

Kosten und Umfang vorab klären

Sprechen Sie vor dem Termin an, ob das Erstgespräch vergütet wird und was es umfasst. Die Softwarekosten und die Beratungsleistung sind voneinander getrennt: Die Grundgebühr und der gebuchte Belegabruf decken die Nutzung von apoprüfung ab, während Art, Umfang und Vergütung der persönlichen Beratung mit der jeweiligen Apothekenberatung zu vereinbaren sind. Aus der Verbindung in der Software folgt nicht, dass die Beratung Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung übernimmt. Diese Klärung vorab erspart Missverständnisse über den Leistungsumfang.

Nach dem Gespräch weiterarbeiten

Halten Sie am Ende fest, welche Punkte geklärt sind, welche offen bleiben und wer den nächsten Schritt übernimmt. Ein Erstgespräch endet selten mit einer abschließenden Bewertung, und das ist unproblematisch — solange die offenen Punkte benannt und zugeordnet sind. Beachten Sie dabei: Eine rechnerische Auffälligkeit wird auch durch die Einschätzung einer Beratung noch nicht zur bestätigten Forderung. Die Klärung mit Ihrer Großhandlung bleibt der nächste Schritt.

Eine teilnehmende Beratung anfragen · Konditionsgespräche vorbereiten · Einkaufsdaten für die Beratung nutzen

Häufige Fragen: Apothekenberatung: Das Erstgespräch vorbereiten

Wie formuliere ich das Ziel für ein Erstgespräch mit einer Apothekenberatung?

Spitzen Sie Ihr Anliegen auf eine beantwortbare Frage zu. Der Wunsch, den Einkauf zu optimieren, ist ein Themenfeld, kein Gesprächsziel. Konkret wird es etwa mit der Frage, warum der Skontoabgleich in zwei aufeinanderfolgenden Monaten von der Vereinbarung abweicht und wie Sie das ansprechen. Benennen Sie außerdem die betroffenen Apotheken, Großhandlungen und Zeiträume. Je enger die Frage, desto eher erhalten Sie eine verwertbare Antwort statt eines allgemeinen Überblicks.

Welche Unterlagen sollte ich zum ersten Beratungstermin mitbringen?

Hilfreich sind die vereinbarten Einkaufskonditionen in der gültigen Fassung einschließlich Änderungen im betrachteten Zeitraum, die Abrechnungen dieses Zeitraums mit den zugehörigen Einzelbelegen und eine Notiz zu auffälligen Positionen mit Belegnummer und kurzer Begründung. Falls vorhanden, ergänzen Sie frühere Korrespondenz mit der Großhandlung zum selben Sachverhalt. Ausgewählte Belege können Sie aus apoprüfung gesammelt als PDFs in einer ZIP-Datei herunterladen.

Muss meine Apotheke vor dem Erstgespräch mit der Beratung in der Software verbunden sein?

Nein, für ein erstes Gespräch ist die Verbindung keine Voraussetzung. Sie können ausgewählte Belege als PDFs in einer ZIP-Datei herunterladen und so auch ohne bestätigte Verbindung besprechen. Das genügt häufig, um zu klären, ob eine dauerhafte Zusammenarbeit sinnvoll ist. Soll die Beratung mit denselben Auswertungen arbeiten, die Sie sehen, braucht es die bestätigte Verbindung Ihrer Apotheke mit der Beratung.

Welche Auswertungen sieht eine verbundene Apothekenberatung?

Die Beratung erhält Zugriff auf die Auswertungen der Funktionen, die Sie tatsächlich gebucht haben. Ist der Belegabruf für eine bestimmte Großhandlung nicht gebucht, liegen dazu keine Auswertungen vor. Die Beratung kann dann nur mit Unterlagen arbeiten, die Sie ihr anderweitig bereitstellen. Prüfen Sie deshalb vor dem Termin, ob die Großhandlung, um die es gehen soll, überhaupt abgedeckt ist.

Sollte ich die Auswertungen vor dem Beratungsgespräch selbst durchsehen?

Ja. Gehen Sie die Rechnungs- und Konditionsprüfung vor dem Termin einmal selbst durch. Sie müssen nichts abschließend bewerten; es genügt, die Stellen zu markieren, die Sie nicht nachvollziehen können. Genau diese Stellen sind der beste Einstieg in das Gespräch. Der Abgleich umfasst unter anderem Umsatzdifferenzen nach Rx, OTC und HP, den Handelsspannenausgleich sowie Rabatte und Skonto im Vergleich zu den hinterlegten Konditionen.

Ist die Apothekenberatung in den Softwarekosten von apoprüfung enthalten?

Nein. Grundgebühr und gebuchter Belegabruf decken die Nutzung von apoprüfung ab. Art, Umfang und Vergütung der persönlichen Beratung vereinbaren Sie mit der jeweiligen Apothekenberatung. Sprechen Sie deshalb vor dem Termin an, ob das Erstgespräch vergütet wird und was es umfasst. Aus der Verbindung in der Software folgt auch nicht, dass die Beratung Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung übernimmt.

Wie geht es nach dem Erstgespräch mit der Beratung weiter?

Halten Sie am Ende fest, welche Punkte geklärt sind, welche offen bleiben und wer den nächsten Schritt übernimmt. Ein Erstgespräch endet selten mit einer abschließenden Bewertung, das ist unproblematisch, solange offene Punkte benannt und zugeordnet sind. Eine rechnerische Auffälligkeit wird auch durch die Einschätzung einer Beratung noch nicht zur bestätigten Forderung. Die Klärung mit Ihrer Großhandlung bleibt der nächste Schritt.