Konditionsgespräche mit dem Großhandel vorbereiten

Konditionsverhandlungen mit einer Apothekenberatung vorbereiten

Eine auf apoprüfung gelistete Apothekenberatung kann Sie entsprechend ihrem Leistungsangebot bei der Einordnung Ihrer Einkaufskonditionen und bei Verhandlungen mit dem Großhandel unterstützen. Klären Sie vorab, ob Sie eine Analyse, eine Gesprächsvorbereitung oder eine persönliche Begleitung der Verhandlung wünschen.

Trennen Sie dabei zwei Aufgaben: die Prüfung der bisherigen Abrechnung und die Vereinbarung künftiger Konditionen. Für die erste Aufgabe liefern Belege und Prüfrechnungen konkrete Ansatzpunkte. Für die zweite besprechen Sie mit Ihrer Beratung, welche Einkaufsziele und Rahmenbedingungen in die Verhandlung einfließen sollen.

Eine klare Gesprächsgrundlage zusammenstellen

• Betrachteten Zeitraum, Großhandlung und geltende Konditionsvereinbarung benennen.
• Rx-, OTC- und Hochpreisbereiche sowie Rabatte und Skonto getrennt betrachten.
• Aufgedruckte Belegwerte und berechnete Vergleichswerte gegenüberstellen; offene Differenzen als Prüfpunkte festhalten.
• Mit der Beratung festlegen, welche Fragen zunächst anhand der Originalunterlagen zu klären sind und welche Themen in das Konditionsgespräch gehören.

Über die Plattform können Sie bei einer teilnehmenden Apothekenberatung ein Mandat anfragen. Nach bestätigter Verbindung nutzt die Beratung die vorgesehenen Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen als gemeinsame Arbeitsgrundlage.

Offene Punkte vor dem Termin klären

Eine ungeklärte Abweichung verschiebt das Gespräch von Ihrer künftigen Position auf die Aufarbeitung der Vergangenheit. Arbeiten Sie deshalb die offenen Rückfragen möglichst vorher ab — und kennzeichnen Sie die, die offen bleiben, ausdrücklich als offen. Das ist belastbarer, als einen strittigen Betrag als feststehend zu behandeln.

Mit dem tatsächlichen Einkauf beginnen

Wählen Sie einen klaren Prüfzeitraum und betrachten Sie die zugehörigen Großhandelsabrechnungen. Welche Umsätze wurden ausgewiesen, welche Nachlässe berücksichtigt und welche Konditionen galten? Apoprüfung verbindet Rechnungs- und Konditionsprüfung. Damit können Sie zunächst nachvollziehen, wie Ihre bestehenden Vereinbarungen in der Abrechnung umgesetzt wurden, bevor Sie über künftige Konditionen sprechen.

Die eigene Zusammensetzung kennen

Das Gewicht Ihrer Argumente ergibt sich aus der Struktur Ihres Einkaufs. Der Gesamtnachlass und seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto zeigen, welcher Bereich für Ihre Apotheke tatsächlich zählt. Bei Rx kommen die Packungszahlen und der durchschnittliche Packungswert hinzu — eine Verschiebung dort verändert das Ergebnis deutlich, ohne dass sich an Ihren Konditionen etwas geändert haben muss. Wer das vorab einordnet, verhandelt über die richtigen Positionen.

Rabatte und Skonto getrennt ansprechen

Die Auswertungen machen Rabatte nach Rx, OTC und HP sowie Skonto nachvollziehbar. Nutzen Sie diese Gliederung auch für Ihr Gespräch. Fragen Sie gezielt nach dem betroffenen Warenbereich oder Skontobetrag und halten Sie die passende Konditionsvereinbarung bereit. So wird aus einer allgemeinen Unzufriedenheit eine Rückfrage, die Ihr Ansprechpartner konkret prüfen kann.

Auffälligkeiten mit Belegen untermauern

Wählen Sie zu einer Differenz die zugehörigen Dokumente aus. Eine Rechnung, eine spätere Gutschrift und die maßgebliche Vereinbarung können gemeinsam erklären, was passiert ist. Apoprüfung unterstützt den Zugriff auf abgerufene Belege und ihren gesammelten Export als PDFs in einer ZIP-Datei. Ob sich daraus eine Korrektur oder Rabatterstattung ergibt, klären Sie anhand des konkreten Vorgangs mit der Großhandlung.

Bei mehreren Apotheken gebündelt auftreten

Betrifft dieselbe Frage mehrere Ihrer Standorte, ist das ein stärkeres Argument als drei Einzelgespräche. Halten Sie dafür die Werte je Standort bereit und benennen Sie, welche Apotheken betroffen sind und welche nicht. Voraussetzung ist, dass für alle verglichenen Standorte der Belegabruf gebucht und die Konditionen vollständig hinterlegt sind — sonst vergleichen Sie unterschiedliche Datengrundlagen.

Beratung auf derselben Datengrundlage ermöglichen

Wenn Sie eine Apothekenberatung einbeziehen möchten, können Sie über die Plattform ein Beratungsmandat anfragen. Eine bestätigte Verbindung ermöglicht die Zusammenarbeit im vorgesehenen Funktionsumfang. So können Sie Fragen zu Ihren Auswertungen mit einer Beratung besprechen und sich gemeinsam auf das nächste Konditionsgespräch vorbereiten.

Softwarekosten und Beratungsvergütung trennen

Die gebuchten Funktionen und die persönliche Beratungsleistung sind getrennt zu betrachten. Art, Umfang und Vergütung der Beratung vereinbaren Sie mit der jeweiligen Apothekenberatung; aus der Verbindung in der Software folgt nicht, dass sie Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung übernimmt. Klären Sie vorab, ob Sie eine Vorbereitung wünschen oder eine Begleitung im Termin selbst.

Verhandelt apoprüfung die Konditionen für meine Apotheke?

Apoprüfung stellt Ihnen die Software für Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung bereit. Die Auswertungen unterstützen Ihre Gespräche mit dem Großhandel. Die Funktionen für Apotheken zeigen, welche Informationen dafür zur Verfügung stehen.

Passend dazu

• Rabatte und Skonto nachvollziehen
• Lieferanten und Beratung für Ihre Apotheke
• Einkaufskosten nachvollziehen

Funktionen ansehen · Kostenloses Probeabo kennenlernen

Häufige Fragen: Konditionsgespräche mit dem Großhandel vorbereiten

Welche Unterlagen brauche ich für ein Konditionsgespräch mit dem Großhandel?

Benennen Sie den betrachteten Zeitraum, die Großhandlung und die geltende Konditionsvereinbarung. Halten Sie die zugehörigen Großhandelsabrechnungen bereit und betrachten Sie Rx, OTC und Hochpreiser sowie Rabatte und Skonto getrennt. Stellen Sie aufgedruckte Belegwerte und berechnete Vergleichswerte gegenüber und halten Sie offene Differenzen als Prüfpunkte fest. Zu einzelnen Auffälligkeiten gehören die passenden Dokumente, etwa Rechnung, spätere Gutschrift und maßgebliche Vereinbarung.

Warum sollte ich Rabatte für Rx, OTC und Hochpreiser in der Verhandlung getrennt betrachten?

Der Gesamtnachlass allein zeigt nicht, welcher Bereich für Ihre Apotheke tatsächlich zählt. Seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto macht sichtbar, wo Ihre Argumente Gewicht haben. Bei Rx kommen Packungszahlen und durchschnittlicher Packungswert hinzu: Eine Verschiebung dort kann das Ergebnis deutlich verändern, ohne dass sich Ihre Konditionen geändert haben. Mit dieser Gliederung wird aus allgemeiner Unzufriedenheit eine konkrete Frage, die Ihr Ansprechpartner prüfen kann.

Sollte ich offene Rechnungsabweichungen vor dem Konditionsgespräch klären?

Ja, möglichst. Eine ungeklärte Abweichung verschiebt das Gespräch von Ihrer künftigen Position auf die Aufarbeitung der Vergangenheit. Arbeiten Sie offene Rückfragen deshalb vorher ab und kennzeichnen Sie Punkte, die offen bleiben, ausdrücklich als offen. Das ist belastbarer, als einen strittigen Betrag als feststehend zu behandeln. Ob sich aus einer Differenz eine Korrektur ergibt, klären Sie anhand des konkreten Vorgangs mit der Großhandlung.

Wie bereite ich eine Konditionsverhandlung für mehrere Apotheken gemeinsam vor?

Betrifft dieselbe Frage mehrere Standorte, ist das ein stärkeres Argument als mehrere Einzelgespräche. Halten Sie die Werte je Standort bereit und benennen Sie, welche Apotheken betroffen sind und welche nicht. Voraussetzung ist, dass für alle verglichenen Standorte der Belegabruf gebucht und die Konditionen vollständig hinterlegt sind. Andernfalls vergleichen Sie unterschiedliche Datengrundlagen und das Argument verliert an Gewicht.

Wie kann eine Apothekenberatung bei der Konditionsverhandlung unterstützen?

Über die Plattform können Sie bei einer teilnehmenden Apothekenberatung ein Mandat anfragen. Nach bestätigter Verbindung nutzt die Beratung die vorgesehenen Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen als gemeinsame Arbeitsgrundlage. Je nach Leistungsangebot kann sie Ihre Einkaufskonditionen einordnen, das Gespräch vorbereiten oder Sie persönlich begleiten. Klären Sie vorab, welche dieser Leistungen Sie wünschen, und besprechen Sie Einkaufsziele und Rahmenbedingungen für die künftigen Konditionen.

Übernimmt die verbundene Beratung automatisch Reklamationen beim Großhandel?

Nein. Aus der Verbindung in der Software folgt nicht, dass die Beratung Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung übernimmt. Die gebuchten Softwarefunktionen und die persönliche Beratungsleistung sind getrennt zu betrachten. Art, Umfang und Vergütung der Beratung vereinbaren Sie direkt mit der jeweiligen Apothekenberatung. Klären Sie vorab, ob Sie eine Vorbereitung wünschen oder eine Begleitung im Termin selbst.

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsprüfung und Konditionsverhandlung?

Die Abrechnungsprüfung klärt, wie Ihre bestehenden Vereinbarungen in zurückliegenden Abrechnungen umgesetzt wurden. Dafür liefern Belege und Prüfrechnungen konkrete Ansatzpunkte. Die Konditionsverhandlung betrifft dagegen Ihre künftigen Vereinbarungen und hängt von Einkaufszielen und Rahmenbedingungen ab. Trennen Sie beide Aufgaben: Prüfen Sie zuerst die bisherige Umsetzung und sprechen Sie danach über künftige Konditionen. apoprüfung verbindet dafür Rechnungs- und Konditionsprüfung.