Großhandelswechsel: Belege in der Apotheke organisieren

Den Übergang je Geschäftspartner dokumentieren

Halten Sie fest, ab welchem Zeitpunkt die neue Geschäftsbeziehung für Ihren Arbeitsablauf relevant ist und welche Vorgänge mit der bisherigen Großhandlung noch offen sind. Ordnen Sie beides der jeweiligen Apotheke zu. Bei mehreren Standorten muss der Übergang nicht überall gleichzeitig erfolgen.

Eine Trennung nach Geschäftspartner und Standort hilft bei der Belegsuche. Vermerken Sie außerdem, wer intern die Unterlagen zusammenführt und wer Rückfragen mit der jeweiligen Großhandlung abstimmt.

Offene Vorgänge aus der bisherigen Verbindung sammeln

Ein Wechsel bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche bisherigen Vorgänge bereits geklärt sind. Prüfen Sie in Ihrer bestehenden Ablage, zu welchen Rechnungen, Gutschriften oder Rückfragen noch Informationen fehlen. Dokumentieren Sie den letzten Bearbeitungsstand und die zugehörige Kontaktperson.

• Welche Belege fehlen für die bisher betrachteten Zeiträume?
• Welche Antworten stehen noch aus?
• Gibt es Dokumente, die noch einem ursprünglichen Vorgang zugeordnet werden müssen?
• Wer übernimmt die Wiedervorlage nach dem Wechsel?

Das Zeitfenster für den Abruf beachten

Der Belegabruf wertet drei Monate rückwirkend aus. Für eine auslaufende Geschäftsbeziehung ist das eine harte Grenze: Was Sie aus der bisherigen Verbindung dokumentiert haben möchten, sollten Sie innerhalb dieses Zeitfensters sichern. Ausgewählte Belege lassen sich gesammelt als PDFs in einer ZIP-Datei herunterladen — das ist der zuverlässigste Weg, den Stand vor dem Wechsel festzuhalten.

Rückfragen vor dem Wechsel abschließen

Eine offene Rückfrage wird nach dem Wechsel nicht einfacher: Ansprechpartner wechseln, und die Geschäftsbeziehung liefert keinen laufenden Anlass mehr. Klären Sie deshalb möglichst vor dem Übergang, was sich klären lässt. Für ungeklärte Dokumentbezüge bietet der Beitrag Gutschriften zu Großhandelsrechnungen zuordnen eine eigene Arbeitshilfe; fehlende Unterlagen sollten gezielt mit ihrer bekannten Referenz angefragt werden.

Die neue Beleganbindung vorab klären

Wenn Sie den automatischen Belegabruf mit apoprüfung nutzen möchten, klären Sie, ob die gewünschte Großhandlung unterstützt wird — verfügbar ist der Abruf für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX. Der Abruf wird je Apotheke und Großhandlung gebucht, und für die neue Verbindung sind eigene Portalzugangsdaten zu hinterlegen.

Leiten Sie aus einer bisher funktionierenden Verbindung nicht ab, dass die neue Verbindung bereits eingerichtet ist oder dieselben Unterlagen rückwirkend bereitstellt. Die Seite zum automatischen Belegabruf beschreibt den grundsätzlichen Einsatz.

Kosten der Übergangsphase einplanen

Wenn Sie beide Verbindungen eine Zeit lang parallel auswerten möchten, sind das zwei gebuchte Abrufe für dieselbe Apotheke. Das kann sinnvoll sein, um die Abrechnungen im Übergang vergleichen zu können. Weil das Abo monatlich anpassbar und kündbar ist, lässt sich die auslaufende Verbindung anschließend gezielt beenden — die Summe für Ihre Kombination zeigt die Seite Preise für Apotheken.

Die neuen Konditionen von Anfang an hinterlegen

Ein Wechsel bringt in aller Regel neue Einkaufskonditionen mit sich. Der Konditionsabgleich ist nur so belastbar wie die hinterlegte Vereinbarung: Bleibt der alte Stand hinterlegt, weist die Prüfung Abweichungen aus, die keine sind — und das ausgerechnet in den ersten Monaten, in denen Sie die neue Beziehung beurteilen möchten. Hinterlegen Sie deshalb den neuen Stand zum selben Zeitpunkt, zu dem die Belieferung beginnt, und vermerken Sie das Datum des Wechsels.

Eine erste gemeinsame Durchsicht einplanen

Vereinbaren Sie nach der Umstellung einen Termin, an dem Ihr Team die verfügbaren Unterlagen der neuen Verbindung durchgeht. Im Vordergrund stehen zunächst die Zuordnung zur richtigen Apotheke, die erkennbaren Zeiträume und mögliche Lücken. Offene Punkte aus der bisherigen Geschäftsbeziehung bleiben auf einer getrennten Liste, bis sie geklärt sind. Arbeitet Ihre Apotheke mit einer verbundenen Beratung, teilen Sie den geänderten Stand mit, damit die Auswertungsgrundlage im richtigen Zusammenhang betrachtet wird.

Die Routine nach dem Übergang fortführen

Übernehmen Sie die neue Verbindung in Ihre regelmäßige Durchsicht und halten Sie Zuständigkeiten aktuell. Die Checkliste zur monatlichen Abrechnungsprüfung unterstützt diesen Ablauf. Für mehrere Standorte finden Sie ergänzende Hinweise unter Großhandelsbelege für Filialapotheken.

Häufige Fragen: Großhandelswechsel: Belege in der Apotheke organisieren

Was muss eine Apotheke beim Wechsel des Großhändlers mit ihren Belegen beachten?

Halten Sie fest, ab wann die neue Geschäftsbeziehung für Ihren Arbeitsablauf relevant ist und welche Vorgänge mit der bisherigen Großhandlung noch offen sind. Ordnen Sie beides der jeweiligen Apotheke zu, denn bei mehreren Standorten muss der Übergang nicht gleichzeitig erfolgen. Klären Sie außerdem, wer intern die Unterlagen zusammenführt und wer Rückfragen mit der bisherigen und der neuen Großhandlung abstimmt.

Wie sichere ich die Belege der bisherigen Großhandlung vor dem Wechsel?

Der Belegabruf wertet drei Monate rückwirkend aus. Was Sie aus der auslaufenden Verbindung dokumentiert haben möchten, sollten Sie deshalb innerhalb dieses Zeitfensters sichern. Ausgewählte Belege lassen sich gesammelt als PDFs in einer ZIP-Datei herunterladen; das ist der zuverlässigste Weg, den Stand vor dem Wechsel festzuhalten. Dokumentieren Sie zusätzlich den letzten Bearbeitungsstand offener Vorgänge und die zugehörige Kontaktperson.

Muss der Belegabruf für die neue Großhandlung neu eingerichtet werden?

Ja. Der Abruf wird je Apotheke und Großhandlung gebucht, und für die neue Verbindung sind eigene Portalzugangsdaten zu hinterlegen. Klären Sie vorab, ob die gewünschte Großhandlung unterstützt wird; verfügbar ist der Abruf für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX. Leiten Sie aus einer bisher funktionierenden Verbindung nicht ab, dass die neue bereits eingerichtet ist oder dieselben Unterlagen rückwirkend bereitstellt.

Kann ich alte und neue Großhandlung während des Übergangs parallel auswerten?

Ja. Dafür buchen Sie für dieselbe Apotheke zwei Abrufe, einen je Großhandlung. Das kann sinnvoll sein, um die Abrechnungen im Übergang zu vergleichen. Weil das Abo monatlich anpassbar und kündbar ist, lässt sich die auslaufende Verbindung anschließend gezielt beenden. Die Summe für Ihre Kombination zeigt die Seite /preise.

Wann sollte ich die neuen Konditionen nach dem Großhandelswechsel hinterlegen?

Hinterlegen Sie den neuen Stand zum selben Zeitpunkt, zu dem die Belieferung beginnt, und vermerken Sie das Datum des Wechsels. Der Konditionsabgleich ist nur so belastbar wie die hinterlegte Vereinbarung. Bleibt der alte Stand hinterlegt, weist die Prüfung Abweichungen aus, die keine sind, und das ausgerechnet in den ersten Monaten, in denen Sie die neue Geschäftsbeziehung beurteilen möchten.

Was passiert mit offenen Rückfragen an die alte Großhandlung nach dem Wechsel?

Offene Rückfragen werden nach dem Wechsel meist nicht einfacher: Ansprechpartner wechseln, und die Geschäftsbeziehung bietet keinen laufenden Anlass mehr. Klären Sie deshalb möglichst vor dem Übergang, was sich klären lässt. Führen Sie verbleibende Punkte auf einer getrennten Liste, bis sie erledigt sind, legen Sie eine zuständige Person für die Wiedervorlage fest und fragen Sie fehlende Unterlagen gezielt mit ihrer bekannten Referenz an.

Muss ich meine Apothekenberatung über einen Großhandelswechsel informieren?

Wenn Ihre Apotheke mit einer verbundenen Beratung arbeitet, ist das sinnvoll. Teilen Sie den geänderten Stand mit, damit die Auswertungsgrundlage im richtigen Zusammenhang betrachtet wird, etwa weil neue Konditionen gelten und Belege künftig von einer anderen Großhandlung stammen. So werden Ergebnisse aus den ersten Monaten der neuen Geschäftsbeziehung nicht versehentlich am bisherigen Stand gemessen.