Großhandelsrechnungen prüfen: Rechnungskontrolle für Apotheken

Was gehört zur Prüfung einer Großhandelsabrechnung?

Für die laufende Rechnungskontrolle, Rechnungs- und Konditionsprüfung können Sie apoprüfung anstelle einer beauftragten Prüfdienstleistung nutzen. Ihre Apotheke arbeitet mit den Auswertungen der Software; ein Beratungsmandat ist dafür nicht erforderlich.

Für die Einkaufskontrolle Ihrer Apotheke reicht der Blick auf den Endbetrag einer Rechnung nicht aus. Sie benötigen die zugehörigen Belege, den passenden Abrechnungszeitraum und die geltenden Konditionsvereinbarungen. Erst damit lässt sich eine ausgewiesene Position nachvollziehen. Die drei Aufgaben hängen zusammen: Belege zuordnen, Rechnungsangaben prüfen und berechnete Werte mit den hinterlegten Konditionen vergleichen.

apoprüfung ruft Belege unterstützter Großhandlungen automatisch ab und stellt darauf aufbauende Prüfrechnungen bereit. Aufgedruckte Angaben und berechnete Vergleichswerte machen sichtbar, an welcher Stelle eine genauere Betrachtung sinnvoll ist. Die Grundlagen erläutert der Ratgeber zur Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung.

So organisieren Sie die Kontrolle in Ihrer Apotheke

1. Apotheke, Großhandlung und Zeitraum festlegen

Beginnen Sie mit einem eindeutig abgegrenzten Vorgang. Bei mehreren Apotheken gehört die Betriebsstätte ebenso dazu wie der Lieferant und der Monat der Abrechnung. Prüfen Sie, ob die erwarteten Unterlagen vorliegen und ob eine später eingegangene Gutschrift zu dem betrachteten Vorgang gehört. Fehlende Belege sollten Sie vor der abschließenden Bewertung ergänzen.

Der automatische Belegabruf unterstützt diese Vorbereitung. Welche Großhandlungen und Funktionen eingebunden sind, sehen Sie in der Funktionsübersicht für Apotheken.

2. Rechnungspositionen und Prüfwerte vergleichen

Gehen Sie von der Abrechnung zur konkreten Position. Eine PZN, die Belegnummer und der Abrechnungszeitraum helfen, eine Auffälligkeit wiederzufinden. Betrachten Sie die Originalangabe und den berechneten Wert nebeneinander. Der Ratgeber zu Auswertungen auf PZN-Ebene erklärt, warum die Aufteilung Ihrer Abrechnung für die Einordnung wichtig ist.

3. Die gültige Konditionsgrundlage heranziehen

Ein abweichender Wert lässt sich nur sinnvoll beurteilen, wenn die zugrunde liegende Vereinbarung zum geprüften Zeitraum passt. Berücksichtigen Sie Änderungen der Konditionen und die jeweils betroffene Artikelgruppe. Für die gezielte Kontrolle von Rabatten und Skonto sollten Belegangaben und hinterlegte Vereinbarungen gemeinsam betrachtet werden.

4. Offene Punkte mit Belegbezug klären

Halten Sie fest, was unklar ist: der Betrag, die Zuordnung oder die angewandte Kondition. Eine konkrete Rückfrage benennt den Vorgang und die Unterlage, auf die Sie sich beziehen. Eine rechnerische Differenz ist dabei ein Prüfhinweis. Ob tatsächlich eine Korrektur notwendig ist, klären Sie anhand der vollständigen Belege und Vereinbarungen. Eine Arbeitshilfe bietet der Artikel Rechnungsabweichungen mit der Großhandlung klären.

Automatische Prüfung und persönliche Beratung kombinieren

Die wiederkehrende Prüfarbeit läuft in apoprüfung. Für Fragen zur Einordnung oder für die Vorbereitung eines Konditionsgesprächs können Sie sich direkt in der Software mit einer integrierten Apothekenberatung verbinden. Nach bestätigter Verbindung stehen der Beratung die vorgesehenen Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen zur Verfügung. Die persönliche Betreuung vereinbaren Sie mit der Beratung.

So müssen Sie eine allgemeine Frage zum Einkauf nicht ohne Bezug zu den Unterlagen besprechen. Sie können den betroffenen Zeitraum und Ihre offenen Punkte bereits benennen. Wie die Verbindung und die Zusammenarbeit zusammenpassen, erklärt die Seite Apothekenberatung in apoprüfung.

Von der Rechnungskontrolle zur konkreten Rückfrage

Bei der Kontrolle einer Großhandelsrechnung ist ein abweichender Prüfwert der Ausgangspunkt für die weitere Klärung. Eine brauchbare Rückfrage enthält die Belegnummer, den Zeitraum, die betroffene Position und die zugrunde gelegte Vereinbarung.

Formulierungsbeispiel: „Bei der Prüfung der Abrechnung [Belegnummer] für [Zeitraum] ist uns bei [Position/PZN] ein Unterschied zwischen dem abgerechneten und dem erwarteten Wert aufgefallen. Bitte erläutern Sie die Berechnungsgrundlage unter Berücksichtigung unserer Vereinbarung vom [Datum].“

Ergänzen Sie die Platzhalter aus Ihren Unterlagen und halten Sie die Antwort zum Vorgang fest. Die Checkliste zur Abrechnungsprüfung unterstützt die Vorbereitung. Welche Funktionen Sie dafür nutzen, zeigt die Übersicht zur Apothekensoftware für Rechnungskontrolle.

Häufige Fragen zur Großhandelsrechnungsprüfung

Kann ich die Abrechnungen ohne Beratungsmandat prüfen?

Ja. Sie können die gebuchten Funktionen zur Prüfung Ihrer Apotheke selbst nutzen. Die Verbindung zu einer Apothekenberatung ergänzt diese Arbeit um persönliche Unterstützung.

Warum sollte ich auch die Originalbelege aufbewahren?

Die Prüfrechnung dient dem Vergleich. Für eine Rückfrage oder die fachliche Einordnung bleibt der zugehörige Originalbeleg wichtig. Halten Sie auch die zum Zeitraum passende Konditionsvereinbarung bereit.

Wie beginne ich mit apoprüfung?

Informieren Sie sich über den Ablauf für Apotheken und wählen Sie die für Ihren Einkauf benötigten Funktionen. Die Preise und Bedingungen des Probeabos finden Sie auf der Preisübersicht.