Großhandelsbelege mehrerer Apotheken im Überblick

Jede Apotheke mit ihren Lieferantenbeziehungen erfassen

In apoprüfung verwalten Sie Ihre Apotheken jeweils separat. Den Belegabruf buchen Sie je Apotheke und unterstützter Großhandlung. Das bildet den tatsächlichen Einkauf Ihrer Standorte ab: Zwei Apotheken können unterschiedliche Großhandlungen und Konditionen haben. Eine klare Zuordnung verhindert, dass Sie bei der Prüfung Unterlagen verschiedener Lieferantenbeziehungen miteinander vermischen.

Zentral auf die abgerufenen Belege zugreifen

Die Belegprüfung ermöglicht Ihnen, die abgerufenen Großhandelsbelege Ihrer Apotheken an einem Ort einzusehen. Belegdatum, Belegnummer, Belegart, Apotheke und Großhandlung helfen bei der Orientierung. Wenn Sie mehrere Rückfragen vorbereiten, können Sie die benötigten Dokumente auswählen und gesammelt als PDFs in einer ZIP-Datei exportieren.

Zentrale Durchsicht, dezentrale Klärung

Bewährt hat sich eine Aufteilung: Die regelmäßige Durchsicht übernimmt eine Person, die alle Standorte im Blick hat und Abweichungen vergleichen kann. Die Klärung einzelner Lieferungen bleibt dagegen in der jeweiligen Apotheke, wo der Vorgang bekannt ist. Ohne diese Trennung entsteht entweder Doppelarbeit oder eine Lücke, in der sich niemand zuständig fühlt.

Belegarten auseinanderhalten

Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege lassen sich gemeinsam einsehen. Gerade bei mehreren Standorten ist das wichtig, weil eine vermeintliche Lücke an einem Standort häufig ein Vorgang ist, der in einer anderen Belegart oder einem anderen Zeitraum geführt wird. Prüfen Sie das, bevor Sie eine Nachforderung auslösen.

Konditionen je Apotheke nachvollziehen

Ein Nachlass bei einem Standort ist nicht automatisch der Maßstab für alle anderen. Prüfen Sie Rabatte und Skonto deshalb anhand der jeweils hinterlegten Konditionen. Apoprüfung unterstützt Sie beim Abgleich der Großhandelsabrechnungen. Eine standortbezogene Betrachtung schafft eine gute Basis, um Auffälligkeiten später im Zusammenhang zu besprechen.

Wann ein Vergleich zwischen Standorten in die Irre führt

Zwei Apotheken sind nur dann vergleichbar, wenn für beide der Belegabruf gebucht und die Konditionen vollständig hinterlegt sind. Fehlt eines davon an einem Standort, entsteht dort systematisch ein anderes Bild — nicht weil der Einkauf schlechter läuft, sondern weil die Grundlage unvollständig ist. Prüfen Sie das zuerst, bevor Sie aus einem Standortvergleich Schlüsse ziehen.

Unterschiedliche Zusammensetzung berücksichtigen

Auch bei vollständiger Datengrundlage erklären sich Unterschiede oft aus der Warengruppenstruktur. Die Auswertung trennt Rx, OTC und HP; eine Apotheke mit hohem Rx-Anteil und anderem durchschnittlichem Packungswert kommt zwangsläufig auf andere Kennzahlen als eine Filiale mit starkem Freiwahlgeschäft. Vergleichen Sie deshalb die Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto, nicht nur den Gesamtnachlass eines Standorts.

Mit einer wiederkehrenden Prüfroutine arbeiten

Legen Sie für Ihre eigene Organisation fest, welche Zeiträume Sie prüfen und wer Rückfragen weiterverfolgt. Beginnen Sie mit der Zuordnung der Belege, betrachten Sie anschließend Rechnungs- und Konditionsprüfung und halten Sie offene Punkte für das nächste Lieferantengespräch fest. Apoprüfung liefert die Belege und Auswertungen, auf denen diese Routine aufbaut.

Offene Punkte je Großhandlung bündeln

Sammeln Sie Rückfragen nicht je Standort, sondern je Großhandlung. Betrifft dieselbe Auffälligkeit mehrere Ihrer Apotheken, ist das ein deutlich stärkeres Argument als drei Einzelanfragen — und für die Gegenseite leichter zu bearbeiten. Halten Sie dabei fest, welche Standorte betroffen sind und welche nicht; gerade diese Abgrenzung hilft bei der Ursachensuche. Häufig zeigt sich daran, ob eine abweichende Konditionsvereinbarung oder ein allgemeiner Abrechnungseffekt dahintersteckt.

Kann ich mehrere Apotheken unter meinem Zugang hinzufügen?

Sie können Ihre Apotheken einzeln in apoprüfung hinzufügen. Für jeden Standort werden dabei die Stammdaten, die BGA-Nummer, die Betriebserlaubnis als PDF und die Internetadresse benötigt; nach der Prüfung durch das Team wird die Nutzung freigegeben. Jede Ihrer Apotheken erhält anschließend einen eigenen kostenlosen Probemonat. Die Grundgebühr fällt je Apotheke an, der Belegabruf je Apotheke und Großhandlung — die Summe für Ihre Anzahl lässt sich auf der Seite Preise für Apotheken direkt berechnen. Den vollständigen Weg beschreibt der Ablauf für Apotheken.

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• Belegprüfung im Team organisieren

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Häufige Fragen: Großhandelsbelege mehrerer Apotheken im Überblick

Wie organisiere ich die Belegprüfung für mehrere Filialapotheken?

Bewährt hat sich eine Aufteilung: Eine Person übernimmt die regelmäßige Durchsicht aller Standorte und kann Abweichungen vergleichen. Die Klärung einzelner Lieferungen bleibt in der jeweiligen Apotheke, wo der Vorgang bekannt ist. Legen Sie außerdem fest, welche Zeiträume Sie prüfen und wer Rückfragen weiterverfolgt. Ohne diese Trennung entsteht entweder Doppelarbeit oder eine Lücke, in der sich niemand zuständig fühlt.

Warum wird der Belegabruf je Filiale und Großhandlung gebucht?

Die Buchung bildet den tatsächlichen Einkauf Ihrer Standorte ab, denn zwei Apotheken können unterschiedliche Großhandlungen und Konditionen haben. In apoprüfung verwalten Sie jede Apotheke separat und buchen den Belegabruf je Apotheke und unterstützter Großhandlung. Diese klare Zuordnung verhindert, dass bei der Prüfung Unterlagen verschiedener Lieferantenbeziehungen vermischt werden. Die Grundgebühr fällt ebenfalls je Apotheke an.

Kann ich die Konditionen einer Filiale als Maßstab für alle Standorte nehmen?

Nein. Ein Nachlass bei einem Standort ist nicht automatisch der Maßstab für die anderen. Prüfen Sie Rabatte und Skonto anhand der jeweils hinterlegten Konditionen der einzelnen Apotheke. Eine standortbezogene Betrachtung schafft eine gute Grundlage, um Auffälligkeiten später im Zusammenhang zu besprechen, zum Beispiel wenn dieselbe Frage bei mehreren Apotheken gegenüber derselben Großhandlung auftritt.

Warum weichen die Kennzahlen meiner Filialen so stark voneinander ab?

Prüfen Sie zuerst die Datengrundlage: Vergleichbar sind zwei Apotheken nur, wenn für beide der Belegabruf gebucht und die Konditionen vollständig hinterlegt sind. Ist das gegeben, erklären sich Unterschiede oft aus der Warengruppenstruktur. Eine Apotheke mit hohem Rx-Anteil kommt auf andere Kennzahlen als eine Filiale mit starkem Freiwahlgeschäft. Vergleichen Sie deshalb die Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto statt nur den Gesamtnachlass.

Sollte ich Rückfragen je Filiale oder je Großhandlung sammeln?

Sammeln Sie Rückfragen je Großhandlung. Betrifft dieselbe Auffälligkeit mehrere Ihrer Apotheken, ist das ein stärkeres Argument als mehrere Einzelanfragen und für die Gegenseite leichter zu bearbeiten. Halten Sie fest, welche Standorte betroffen sind und welche nicht. Gerade diese Abgrenzung hilft bei der Ursachensuche, etwa bei der Frage, ob eine abweichende Konditionsvereinbarung oder ein allgemeiner Abrechnungseffekt dahintersteckt.

Wie finde ich Belege einer bestimmten Filiale im zentralen Zugriff wieder?

Die Belegprüfung zeigt die abgerufenen Großhandelsbelege Ihrer Apotheken an einem Ort. Zur Orientierung dienen Belegdatum, Belegnummer, Belegart sowie die Zuordnung zu Apotheke und Großhandlung. Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege sind gemeinsam einsehbar. Prüfen Sie bei einer vermeintlichen Lücke an einem Standort zuerst, ob der Vorgang in einer anderen Belegart oder einem anderen Zeitraum geführt wird, bevor Sie eine Nachforderung auslösen.