Einstieg in apoprüfung: Vorbereitung für Apotheken

Mit einem klaren Anliegen beginnen

Überlegen Sie zuerst, welche Aufgabe Sie unterstützen möchten: verfügbare Großhandelsbelege abrufen, Abrechnungen und Konditionen nachvollziehen oder Angebote verbundener Lieferanten nutzen. Diese Anliegen gehören zu unterschiedlichen Funktionen. Die Funktions- und Preisübersicht hilft Ihnen bei der Zuordnung.

Was Sie vor dem Einstieg klären können

• Ansprechperson: Wer koordiniert die Einrichtung und beantwortet Rückfragen zu Ihrer Apotheke?
• Unternehmensangaben: Halten Sie die aktuellen Angaben zu Ihrer Apotheke bereit. Die für die Registrierung vorgesehenen Angaben und Schritte stehen unter Ablauf für Apotheken.
• Gewünschte Anbindungen: Notieren Sie, für welche Großhandlungen Sie Belege abrufen möchten. Der Belegabruf ist für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX verfügbar.
• Organisation im Team: Wer sieht sich die Auswertungen an, und wer übernimmt die Abstimmung mit Ihren Geschäftspartnern?
• Mehrere Apotheken: Bei mehreren Standorten sollten Zuständigkeiten und Zuordnungen eindeutig sein. Mehr dazu unter Großhandelsbelege mehrerer Apotheken.

Welche Unterlagen je Apotheke benötigt werden

Für jede Apotheke werden die Stammdaten, die BGA-Nummer, die Betriebserlaubnis als PDF und die Internetadresse benötigt. Die Registrierung selbst verlangt Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die Rechtsform (e. K. oder OHG). Wenn Sie diese Angaben vorab zusammenstellen, lässt sich das Hinzufügen mehrerer Standorte in einem Durchgang erledigen, statt bei jedem Standort erneut Unterlagen zu suchen.

Freigabe einplanen

Nach dem Hinzufügen prüft das Team von apoprüfung die Angaben zu Ihrer Apotheke und gibt die Nutzung anschließend frei. Erst danach starten Sie den kostenlosen Probemonat selbst. Planen Sie diesen Zwischenschritt ein, wenn Sie den Testzeitraum auf einen bestimmten Abrechnungsmonat legen möchten — die Freigabe liegt nicht allein in Ihrer Hand, der Start des Probeabos dagegen schon.

Belegabruf und Bestellungen unterscheiden

Für den Belegabruf ist die jeweilige unterstützte Großhandelsanbindung maßgeblich. Für Bestellungen aus Lieferantenangeboten benötigen Sie eine bestätigte Verbindung zum Lieferanten, dessen bereitgestellte Angebote und seine MSV3-Anbindung. Eine Registrierung allein bedeutet deshalb nicht, dass jeder Bestellweg bereits nutzbar ist. Lesen Sie dazu Lieferanten verbinden und per MSV3 bestellen.

Grundgebühr und Zusatzfunktion trennen

Der Zugang zu teilnehmenden Lieferanten und Beratungen gehört zur Grundfunktion und ist in der Grundgebühr je Apotheke enthalten. Der Belegabruf mit Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung wird zusätzlich je Apotheke und Großhandlung gebucht. Diese Trennung erklärt, warum zwei Apotheken mit gleicher Größe sehr unterschiedliche monatliche Beträge haben können.

Den Probemonat sinnvoll nutzen

Jede Ihrer Apotheken erhält zu Beginn einen kostenlosen Probemonat mit vollem Funktionsumfang. Das Abo lässt sich anschließend zum nächsten Monat anpassen oder kündigen.

Mit echten Belegen statt mit Musterdaten testen

Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum aus Ihrem Alltag, idealerweise einen, in dem Sie ohnehin eine Unstimmigkeit vermuten. Prüfen Sie drei Dinge: ob Sie einen Vorgang über Datum, Belegnummer, Belegart und die Zuordnung zu Apotheke und Großhandlung wiederfinden, ob Sie eine ausgewiesene Differenz bis zum Beleg zurückverfolgen können und ob sich daraus eine Rückfrage formulieren lässt. Ein unauffälliger Monat sagt wenig darüber, ob die Software im Ernstfall trägt. Hinterlegen Sie für diesen Test auch die Konditionen im Stand des geprüften Zeitraums, sonst beurteilen Sie den Konditionsabgleich auf einer unvollständigen Grundlage.

Fragen für das Erstgespräch

• Welche Funktionen passen zu unserer konkreten Aufgabe?
• Welche Voraussetzungen gelten für unsere gewünschten Anbindungen?
• Welche Schritte übernimmt unser Team, und wobei unterstützt apoprüfung?
• Welche Funktionen und Mengen sind für unsere Preisberechnung relevant?

Einrichtung und Verfügbarkeit hängen von Ihrer Ausgangssituation ab. Deshalb nennen wir hier keine pauschale Einrichtungsdauer. Bitte senden Sie Zugangsdaten oder vertrauliche Unterlagen nicht über das allgemeine Kontaktformular; klären Sie den vorgesehenen Übermittlungsweg im persönlichen Austausch.

Nach dem Einstieg eine Routine aufbauen

Vereinbaren Sie einen regelmäßigen Termin für die Durchsicht Ihrer Unterlagen und Auswertungen. Unsere Checkliste zur monatlichen Abrechnungsprüfung unterstützt die Organisation im Team. Die Übersicht zur Apothekensoftware apoprüfung erklärt die Funktionen und die Zusammenarbeit mit teilnehmenden Lieferanten und Beratungen.

Registrierung und Freigabe kennenlernen · Funktionen ansehen

Häufige Fragen: Einstieg in apoprüfung: Vorbereitung für Apotheken

Welche Unterlagen brauche ich für die Registrierung einer Apotheke bei apoprüfung?

Für jede Apotheke werden die Stammdaten, die BGA-Nummer, die Betriebserlaubnis als PDF und die Internetadresse benötigt. Bei der Registrierung selbst geben Sie Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die Rechtsform an, also e. K. oder OHG. Stellen Sie diese Angaben vorab zusammen, lassen sich auch mehrere Standorte in einem Durchgang hinzufügen. Die vorgesehenen Schritte beschreibt die Seite /ablauf.

Wie lange dauert die Freigabe nach der Anmeldung?

Eine pauschale Dauer lässt sich nicht nennen, weil Einrichtung und Verfügbarkeit von Ihrer Ausgangssituation abhängen. Nach dem Hinzufügen prüft das Team von apoprüfung die Angaben zu Ihrer Apotheke und gibt die Nutzung anschließend frei. Erst danach starten Sie den kostenlosen Probemonat selbst. Wenn Sie den Test auf einen bestimmten Abrechnungsmonat legen möchten, planen Sie diesen Zwischenschritt deshalb rechtzeitig ein.

Kann ich apoprüfung kostenlos testen?

Ja. Jede Apotheke erhält nach der Freigabe einen kostenlosen Probemonat mit vollem Funktionsumfang, den Sie selbst starten. Anschließend lässt sich das Abo zum nächsten Monat anpassen oder kündigen. Nutzen Sie den Probemonat mit echten Belegen: Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum aus Ihrem Alltag, idealerweise einen, in dem Sie eine Unstimmigkeit vermuten, und hinterlegen Sie die Konditionen im Stand dieses Zeitraums.

Woran erkenne ich im Probemonat, ob die Software zu meiner Apotheke passt?

Prüfen Sie drei Dinge an einem realen Abrechnungszeitraum: ob Sie einen Vorgang über Datum, Belegnummer, Belegart und die Zuordnung zu Apotheke und Großhandlung wiederfinden, ob Sie eine ausgewiesene Differenz bis zum Beleg zurückverfolgen können und ob sich daraus eine Rückfrage formulieren lässt. Ein unauffälliger Monat sagt wenig darüber aus, ob die Software im Ernstfall trägt.

Was ist in der Grundgebühr enthalten und was wird zusätzlich gebucht?

Der Zugang zu teilnehmenden Lieferanten und Beratungen gehört zur Grundfunktion und ist in der Grundgebühr je Apotheke enthalten. Der Belegabruf mit Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung wird zusätzlich je Apotheke und Großhandlung gebucht. Deshalb können zwei gleich große Apotheken unterschiedliche monatliche Beträge haben. Ihre konkrete Zusammenstellung berechnen Sie auf der Seite /preise.

Kann ich nach der Registrierung sofort bei Lieferanten bestellen?

Nicht automatisch. Für Bestellungen aus Lieferantenangeboten benötigen Sie eine bestätigte Verbindung zum jeweiligen Lieferanten, dessen bereitgestellte Angebote und seine MSV3-Anbindung. Für den Belegabruf ist dagegen die unterstützte Großhandelsanbindung maßgeblich. Eine Registrierung allein bedeutet also nicht, dass jeder Bestellweg bereits nutzbar ist. Klären Sie die Voraussetzungen für Ihre gewünschten Anbindungen am besten schon im Erstgespräch.

Wie übermittle ich Zugangsdaten sicher an apoprüfung?

Senden Sie Zugangsdaten oder vertrauliche Unterlagen nicht über das allgemeine Kontaktformular. Den vorgesehenen Übermittlungsweg klären Sie im persönlichen Austausch mit apoprüfung. Für den Belegabruf werden die Portalzugangsdaten der jeweiligen Großhandlung benötigt. Legen Sie deshalb vorab fest, wer in Ihrer Apotheke die Einrichtung koordiniert und Rückfragen beantwortet.