Automatischer Belegabruf für Ihre Apotheke

Belege aus mehreren Großhandelsportalen an einem Ort

Wer bei mehreren Großhandlungen einkauft, benötigt auch deren Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege. Apoprüfung ruft Ihre Großhandelsbelege automatisch ab und stellt die abgerufenen Dokumente zentral bereit. Belegdatum, Belegnummer und Großhandlung helfen Ihnen, einen Vorgang zuzuordnen. Das erleichtert den nächsten Schritt: eine Auffälligkeit gezielt anhand der passenden Unterlagen zu klären.

Für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX

Der Belegabruf wird für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX angeboten. Sie buchen ihn je Apotheke und unterstützter Großhandlung und hinterlegen die jeweiligen Portalzugangsdaten. Entscheidend für Ihre Planung sind deshalb die Lieferantenbeziehungen Ihrer Apotheke. Bei mehreren Standorten legen Sie die Apotheken separat an und ordnen die benötigten Abrufe zu.

Was die Buchung je Kombination bedeutet

Gebucht wird nicht pro Apotheke und auch nicht pro Großhandlung, sondern je Paarung aus beidem. Eine Apotheke mit zwei Großhandlungen benötigt zwei Abrufe, drei Filialen mit je zwei Großhandlungen entsprechend sechs. Dazu kommt die Grundgebühr je Apotheke. Rechnen Sie deshalb mit Ihrer tatsächlichen Struktur; die Summe lässt sich auf der Seite Preise für Apotheken direkt ermitteln.

Zugangsdaten aktuell halten

Der Abruf setzt gültige Portalzugangsdaten der jeweiligen Großhandlung voraus. Ändert sich dort ein Passwort, bricht die Beleggrundlage still ab — und eine Lücke im Belegbestand sieht zunächst aus wie ein fehlender Vorgang beim Lieferanten. Prüfen Sie bei einem zusammenhängend fehlenden Zeitabschnitt deshalb zuerst die hinterlegten Zugänge, bevor Sie eine Nachforderung stellen.

Drei Monate rückwirkend abrufen und auswerten

Apoprüfung ruft Ihre Großhandelsbelege auch drei Monate rückwirkend ab und wertet sie aus. Sie können damit bereits zurückliegende Abrechnungen in die Prüfung einbeziehen. Die enthaltene Rechnungs- und Konditionsprüfung zeigt unter anderem Abweichungen bei Umsätzen, Rabatten und Skonto. Der Abruf schafft dafür die Beleggrundlage; die Auswertungen unterstützen Sie bei der Einordnung.

Warum der zusammenhängende Zeitraum nützlich ist

Drei aufeinanderfolgende Abrechnungen nebeneinander zu sehen, beantwortet eine Frage, die ein Einzelmonat offenlässt: Handelt es sich um einen einmaligen Ausreißer oder um eine fortlaufende Abweichung? Beides hat unterschiedliche Ursachen und verdient eine unterschiedliche Rückfrage. Liegt der gesuchte Vorgang vor diesem Zeitfenster, ist er nicht über den Abruf erreichbar, sondern nur über die Großhandlung.

Eine Rückfrage mit dem richtigen Beleg vorbereiten

Fällt Ihnen eine Differenz auf, können Sie den zugehörigen Beleg einsehen und für die weitere Bearbeitung exportieren. Ausgewählte PDFs lassen sich gesammelt als ZIP-Datei herunterladen. So bereiten Sie ein Gespräch mit der Großhandlung oder Ihrer verbundenen Apothekenberatung mit konkreten Unterlagen vor.

Vor der Rückfrage die Belegart prüfen

Ein erheblicher Teil vermeintlicher Differenzen löst sich auf, sobald Gutschriften dem richtigen Vorgang zugeordnet sind. Weil Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege gemeinsam einsehbar sind, lässt sich das vorab klären — gegebenenfalls liegt die Korrektur in einem anderen Abrechnungszeitraum als die ursprüngliche Rechnung. Erst wenn feststeht, dass keine Korrektur erfolgt ist, wird aus der Differenz eine offene Frage. Notieren Sie zur Rückfrage Apotheke, Großhandlung, Abrechnungszeitraum, Belegnummer und die betroffene Position — mit diesem Bezug lässt sich die Anfrage ohne Zwischenrückfragen bearbeiten.

Großhandelsbelege regelmäßig kontrollieren

Wer Großhandelsbelege kontrollieren möchte, braucht zuerst Vollständigkeit: Rechnungen, Gutschriften und Monatsabrechnungen eines Zeitraums müssen zusammenpassen, bevor einzelne Werte geprüft werden. Der automatische Belegabruf schafft diese Grundlage, weil die Belege der gebuchten Großhandlungen gesammelt an einem Ort liegen.

Was bei der Kontrolle der Belege geprüft wird

• Vollständigkeit: Liegen alle Belege des Monats vor, und sind nachträgliche Gutschriften dem richtigen Vorgang zugeordnet?
• Belegangaben: Stimmen die aufgedruckten Werte mit den Werten überein, die sich aus den verfügbaren Daten und Ihren hinterlegten Konditionen ergeben?
• Konditionen: Wurden Rabatte und Skonto so angewandt, wie es zum Zeitraum und zur Artikelgruppe passt?

Die rechnerische Kontrolle übernehmen die Prüfrechnungen in apoprüfung. Ihre Aufgabe bleibt die Einordnung auffälliger Positionen und die Entscheidung über eine Rückfrage. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet die Checkliste zur Abrechnungsprüfung.

Ist die Rechnungsprüfung im Belegabruf enthalten?

Ja. Zum Belegabruf gehören Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung. Die Rechnungsprüfung umfasst dabei unter anderem Umsatzdifferenzen nach Rx, OTC und HP, Korrekturbeträge nach Umsatzdifferenz und Handelsspannenausgleich, Rx-Packungszahlen und -werte sowie die prozentuale Spanne; die Konditionsprüfung den Abgleich von Preisnachlässen und Skonto mit den hinterlegten Vereinbarungen. Die vollständige Beschreibung finden Sie auf der Funktionsseite für Apotheken.

Passend dazu

• Rabatte und Skonto nachvollziehen
• Belege Ihrer Filialapotheken organisieren
• Fehlende Großhandelsbelege nachfordern

Den Einstieg und die regelmäßige Durchsicht vorbereiten

Unsere Hinweise zum Einstieg in apoprüfung helfen bei der organisatorischen Vorbereitung. Für die spätere Routine steht eine Checkliste zur Abrechnungsprüfung mit kostenlosem PDF bereit. Die Übersicht zur Apothekensoftware apoprüfung erklärt die Funktionen und die Zusammenarbeit mit teilnehmenden Lieferanten und Beratungen.

Funktionen ansehen · Kostenloses Probeabo kennenlernen

Häufige Fragen: Automatischer Belegabruf für Ihre Apotheke

Für welche Großhandlungen funktioniert der automatische Belegabruf?

Der Belegabruf wird für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX angeboten. Sie buchen ihn je Apotheke und unterstützter Großhandlung und hinterlegen die jeweiligen Portalzugangsdaten. Maßgeblich für Ihre Planung sind die tatsächlichen Lieferantenbeziehungen Ihrer Apotheke. Bei mehreren Standorten legen Sie die Apotheken separat an und ordnen ihnen die benötigten Abrufe zu.

Welche Belegarten ruft apoprüfung aus den Großhandelsportalen ab?

apoprüfung ruft Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege Ihrer Großhandlungen ab und stellt die Dokumente zentral bereit. Belegdatum, Belegnummer und Großhandlung helfen, einen Vorgang zuzuordnen. Weil die Belegarten gemeinsam einsehbar sind, erkennen Sie auch, ob eine Korrektur als Gutschrift in einem anderen Abrechnungszeitraum liegt als die ursprüngliche Rechnung. Das klärt viele vermeintliche Differenzen, bevor eine Rückfrage entsteht.

Wie weit zurück werden Großhandelsbelege automatisch abgerufen?

apoprüfung ruft Großhandelsbelege drei Monate rückwirkend ab und wertet sie aus. So können Sie bereits zurückliegende Abrechnungen in die Prüfung einbeziehen und mehrere aufeinanderfolgende Monate vergleichen, um einmalige Ausreißer von fortlaufenden Abweichungen zu unterscheiden. Liegt ein gesuchter Vorgang vor diesem Zeitfenster, ist er über den Abruf nicht erreichbar; dafür wenden Sie sich an die jeweilige Großhandlung.

Warum fehlen plötzlich Belege im automatischen Abruf?

Eine häufige Ursache sind geänderte Portalzugangsdaten. Der Abruf setzt gültige Zugänge der jeweiligen Großhandlung voraus; ändert sich dort ein Passwort, bricht die Beleggrundlage ab, ohne dass dies sofort auffällt. Eine solche Lücke sieht zunächst wie ein fehlender Vorgang beim Lieferanten aus. Prüfen Sie bei einem zusammenhängend fehlenden Zeitabschnitt deshalb zuerst die hinterlegten Zugänge, bevor Sie Belege bei der Großhandlung nachfordern.

Wie viele Belegabrufe brauche ich bei mehreren Großhandlungen?

Gebucht wird je Paarung aus Apotheke und Großhandlung. Eine Apotheke mit zwei Großhandlungen benötigt zwei Abrufe, drei Filialen mit je zwei Großhandlungen entsprechend sechs. Hinzu kommt die Grundgebühr je Apotheke. Rechnen Sie deshalb mit Ihrer tatsächlichen Struktur; die Summe für Ihre Kombination lässt sich auf der Preisseite für Apotheken unter /preise direkt ermitteln.

Kann ich abgerufene Großhandelsbelege als PDF herunterladen?

Ja. Fällt Ihnen eine Differenz auf, können Sie den zugehörigen Beleg einsehen und für die weitere Bearbeitung exportieren. Ausgewählte PDFs lassen sich gesammelt als ZIP-Datei herunterladen. So bereiten Sie ein Gespräch mit Ihrer Großhandlung oder einer verbundenen Apothekenberatung mit konkreten Unterlagen vor. Notieren Sie zur Rückfrage Apotheke, Großhandlung, Abrechnungszeitraum, Belegnummer und die betroffene Position.