Apothekensoftware für Belege und Einkaufskontrolle

Software für Apotheken: Welche Aufgaben übernimmt apoprüfung?

apoprüfung ist Apothekensoftware für Belegabruf, Belegprüfung, Rechnungsprüfung und Konditionsprüfung. Sie unterstützt Apotheken dabei, Großhandelsabrechnungen nachzuvollziehen und Rückfragen auf eine konkrete Beleggrundlage zu stellen. Hinzu kommen Angebote verbundener Lieferanten und die Möglichkeit, bei teilnehmenden Apothekenberatungen ein Mandat anzufragen.

Wer nach Software für Apotheken sucht, kann ganz unterschiedliche Aufgaben im Blick haben. Für die Einordnung von apoprüfung ist deshalb die Frage hilfreich: Möchten Sie Ihre Großhandelsbelege abrufen, abgerechnete Werte prüfen oder die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Beratung organisieren? Die folgende Übersicht ordnet diese Aufgaben den jeweiligen Funktionen zu.

Apothekensoftware im Überblick: vom Beleg bis zur Rückfrage

1. Großhandelsbelege automatisch abrufen

Der automatische Belegabruf setzt bei der Bereitstellung der Unterlagen an. Er steht je unterstützter Lieferantenbeziehung zwischen einer Apotheke und einer Großhandlung zur Verfügung. Vor der Einrichtung klären Sie, welche Anbindungen für Ihre Apotheke genutzt werden können und welche Belege und Zeiträume darüber verfügbar sind.

Bei mehreren Großhandlungen sollten Sie jede Beziehung einzeln betrachten. Eine vorhandene Anbindung beantwortet noch nicht die Frage, ob für Ihren gewünschten Prüfzeitraum sämtliche Unterlagen vorliegen. Der Beitrag zum automatischen Belegabruf für Apotheken erläutert den Einstieg.

2. Belege, Rechnungen und Konditionen prüfen

Die Auswertungen von apoprüfung unterstützen die Durchsicht Ihrer Großhandelsabrechnungen. Prüfrechnungen stellen aufgedruckte Belegwerte und berechnete Vergleichswerte gegenüber. Dadurch können Sie eine Rückfrage an einer konkreten Größe festmachen: Welcher Wert steht auf dem Beleg, welcher Vergleichswert wird berechnet und welche Grundlage wurde dabei verwendet?

Je nach betrachteter Auswertung geht es beispielsweise um Packungswerte, Umsätze, Rabatte oder Skonto. Für die Einordnung brauchen Sie den richtigen Zeitraum, die zugehörigen Originalbelege und die hinterlegten Vereinbarungen. Eine rechnerische Differenz ist zunächst ein Prüfpunkt. Die Anleitung Prüfrechnungen zu Großhandelsbelegen verstehen zeigt, wie Sie die Gegenüberstellung lesen.

3. Lieferantenangebote und Bestellmöglichkeiten nutzen

Über apoprüfung können Sie sich mit teilnehmenden Arzneimittelherstellern und Pharmagroßhandlungen verbinden. Bestellungen aus deren bereitgestellten Angeboten erfolgen über die MSV3-Anbindung des jeweiligen Lieferanten. Voraussetzung sind die bestätigte Verbindung, verfügbare Angebote und der entsprechende Bestellweg.

Für Ihre Planung betrachten Sie Angebotsnutzung und Belegabruf daher jeweils mit ihren eigenen Voraussetzungen. Unter Lieferanten verbinden und per MSV3 bestellen finden Sie weitere Einzelheiten.

4. Mit einer Apothekenberatung zusammenarbeiten

Sie können über die Plattform bei einer teilnehmenden Apothekenberatung ein Mandat anfragen. Nach bestätigter Verbindung nutzt die Beratung die vorgesehenen Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen. Damit können Apotheke und Beratung konkrete Abrechnungsfragen anhand derselben Auswertungsgrundlage besprechen.

Den gewünschten Beratungsumfang stimmen Sie unmittelbar mit der Beratung ab, etwa die Einordnung von Einkaufskonditionen oder die Vorbereitung eines Konditionsgesprächs. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite Apothekenberatung für Einkauf und Konditionen.

Wie passt apoprüfung in Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe?

Ausgangspunkt ist Ihre bisherige Organisation: Woher kommen die Großhandelsbelege? Wer sieht Abrechnungen durch? Wer sammelt Rückfragen und führt das Gespräch mit der Großhandlung? Ordnen Sie diesen Schritten die Funktionen von apoprüfung zu. So wird konkret, an welcher Stelle die Software Ihr Team unterstützt.

Wenn Sie bereits eine Warenwirtschaft einsetzen, betrachten Sie die Prüfung Ihrer Großhandelsabrechnungen als eigenen Anwendungsfall. Klären Sie anhand Ihrer vorhandenen Systeme, welche Aufgaben schon abgedeckt sind und welche Sie mit apoprüfung bearbeiten möchten. Gewünschte Datenübergaben und technische Anbindungen sollten Sie vorab konkret besprechen.

Welche Arten von Apothekensoftware gibt es?

„Apothekensoftware“ bezeichnet keine einzelne Anwendung, sondern mehrere Programme, die in einer Apotheke zusammenarbeiten. Wer nach einer Software sucht, sollte deshalb zuerst klären, welche Aufgabe sie übernehmen soll – eine neue Warenwirtschaft ist ein anderes Vorhaben als eine Ergänzung für einen einzelnen Arbeitsschritt.

Warenwirtschaft und Kasse

Die Warenwirtschaft ist das Kernsystem der Apotheke: Sie steuert Bestellungen, Lager und Abverkauf, verbindet Kasse und Rezeptbearbeitung und hält die Artikelstammdaten aktuell. Ein Wechsel betrifft nahezu alle Abläufe und wird entsprechend langfristig geplant.

Rezeptabrechnung

Die Abrechnung der Rezepte mit den Krankenkassen läuft in der Regel über ein Apothekenrechenzentrum. Die Warenwirtschaft liefert die Daten, das Rechenzentrum übernimmt Abrechnung und Auswertungen dazu.

Kommissionierung und Warenlogistik

Kommissionierautomaten und Lösungen für die Warenannahme haben eine eigene Steuerungssoftware, die an die Warenwirtschaft angebunden ist.

Kundenkommunikation und Vorbestellung

Apps, Vorbestellsysteme und Kundenkarten verbinden die Apotheke mit ihren Kundinnen und Kunden. Sie ergänzen die Warenwirtschaft um den digitalen Kontakt.

Teamorganisation und Qualitätsmanagement

Für Aufgabenverteilung, Dokumentation und das QM-Handbuch nutzen viele Apotheken eigene Anwendungen, unabhängig von der Warenwirtschaft.

Buchhaltung und Steuern

Finanzbuchhaltung, Lohn und Jahresabschluss liegen meist bei der Steuerkanzlei und laufen über deren Systeme. Die Apotheke liefert Belege und Auswertungen zu.

Einkaufs- und Rechnungskontrolle

Eine eigene Kategorie ist die Kontrolle der Großhandelsabrechnungen: Passen die abgerechneten Werte zu den vereinbarten Konditionen? Die Warenwirtschaft verbucht Rechnungen, rechnet sie aber nicht gegen die Konditionsmodelle der Großhandlungen nach. Genau hier setzt apoprüfung an – als Ergänzung neben Ihrer vorhandenen Warenwirtschaft. Worauf Sie bei der Auswahl einer solchen Software achten, beschreibt der Leitfaden Software für die Einkaufskontrolle auswählen.

Was apoprüfung von klassischer Apothekensoftware unterscheidet

Klassische Apothekensoftware – Warenwirtschaft und Kasse – steuert Bestellungen, Lager und Abverkauf. apoprüfung setzt an einer anderen Stelle an: bei den Abrechnungen und Konditionen Ihrer Großhandlungen.

Unabhängig von Ihrer Warenwirtschaft

apoprüfung arbeitet vollständig unabhängig von Ihrer Apothekensoftware. Die Belege ruft die Software über die Portalzugänge Ihrer Großhandlungen ab. Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft oder ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig; Sie nutzen apoprüfung neben Ihrer vorhandenen Warenwirtschaft.

Tief in den Konditionsmodellen

Großhandelskonditionen sind vielschichtig: Rabatte getrennt nach Rx, OTC und HP, Skonto, ausgewiesene Gebühren und der Handelsspannenausgleich. apoprüfung gleicht diese Bestandteile einzeln mit Ihren hinterlegten Einkaufskonditionen ab – vom Gesamtnachlass über seine Aufteilung bis zum Skontoabgleich.

Belegangaben nachrechnen

Eine Warenwirtschaft verbucht Belege. apoprüfung prüft sie: Prüfrechnungen stellen die aufgedruckten Belegangaben den Werten gegenüber, die sich aus den verfügbaren Daten und Ihren hinterlegten Konditionen ergeben. So erkennen Sie rechnerische Abweichungen und bereiten gezielte Rückfragen an die Großhandlung vor.

Ein Beispiel aus der monatlichen Durchsicht

Ihr Team möchte die Abrechnung einer Großhandlung für einen bestimmten Monat nachvollziehen. Zunächst wird geprüft, welche Unterlagen über die eingerichtete Anbindung verfügbar sind. Anschließend sehen Sie die Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen durch. Bei einer auffälligen Gegenüberstellung halten Sie Beleg, Zeitraum und betroffene Größe in Ihrer Arbeitsablage fest.

Im nächsten Schritt klären Sie anhand der Originalunterlagen und der geltenden Vereinbarung, worauf die Frage beruht. Falls Sie mit einer verbundenen Beratung arbeiten, kann diese die vorgesehene Auswertung in die Besprechung einbeziehen. Antwort, Ergebnis und gegebenenfalls eine Wiedervorlage dokumentieren Sie in Ihrer bestehenden Ablage. Die Checkliste zur Abrechnungsprüfung mit PDF unterstützt diese Routine.

Welche Funktionen braucht Ihre Apotheke?

• Unterlagen bereitstellen: Für welche Großhandelsbeziehungen benötigen Sie den Belegabruf?
• Abrechnungen nachvollziehen: Welche Prüfungen und Auswertungen möchten Sie regelmäßig durchsehen?
• Mehrere Standorte betreuen: Welche Apotheken und Zuständigkeiten müssen Sie berücksichtigen? Lesen Sie dazu Großhandelsbelege für Filialapotheken.
• Lieferantenangebote nutzen: Mit welchen teilnehmenden Lieferanten möchten Sie sich verbinden?
• Beratung einbeziehen: Welche Fragestellung soll die gemeinsame Auswertung unterstützen?

So testen Sie die Apothekensoftware mit Ihrer Monatsabrechnung

Wählen Sie eine Apotheke, eine unterstützte Großhandlung und einen abgeschlossenen Abrechnungsmonat. Damit prüfen Sie die Software anhand eines Vorgangs, den Ihr Team bereits kennt. Halten Sie die zugehörigen Belege und Konditionsvereinbarungen bereit.

• Belegabruf: Sind die für diesen Vorgang erwarteten Unterlagen verfügbar?
• Rechnungskontrolle: Können Sie Belegangaben und berechnete Prüfwerte nachvollziehen?
• Zusammenarbeit: Kann die zuständige Person eine konkrete Rückfrage aus den Ergebnissen ableiten?
• Kosten: Welche gebuchten Funktionen und Anbindungen benötigt Ihre Apotheke dauerhaft?

Die Anleitung zum Prüfen von Großhandelsrechnungen führt durch die Kontrolle. Den monatlichen Softwarepreis berechnen Sie passend zu Ihrer Zusammenstellung.

Häufige Fragen: Apothekensoftware für Belege und Einkaufskontrolle

Braucht apoprüfung eine Schnittstelle zu meiner Warenwirtschaft?

Nein. apoprüfung arbeitet unabhängig von Ihrer Apothekensoftware. Die Belege ruft die Software über die Portalzugänge Ihrer Großhandlungen ab, eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft oder ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig. Sie nutzen apoprüfung neben Ihrer vorhandenen Warenwirtschaft. Wenn Sie darüber hinaus bestimmte Datenübergaben oder technische Anbindungen wünschen, sollten Sie diese vorab konkret besprechen.

Welche Konditionsbestandteile gleicht die Apothekensoftware einzeln ab?

apoprüfung gleicht die Bestandteile Ihrer Großhandelskonditionen einzeln mit den hinterlegten Einkaufskonditionen ab. Dazu gehören Rabatte getrennt nach Rx, OTC und HP, Skonto, ausgewiesene Gebühren und der Handelsspannenausgleich. Betrachtet wird der Gesamtnachlass ebenso wie seine Aufteilung bis hin zum Skontoabgleich. Voraussetzung für einen belastbaren Abgleich ist, dass die hinterlegten Konditionen zum geprüften Zeitraum passen.

Kann ich über apoprüfung auch bei Lieferanten bestellen?

Ja, bei teilnehmenden Arzneimittelherstellern und Pharmagroßhandlungen, mit denen Sie sich in apoprüfung verbinden. Bestellungen aus deren bereitgestellten Angeboten laufen über die MSV3-Anbindung des jeweiligen Lieferanten. Voraussetzung sind eine bestätigte Verbindung, verfügbare Angebote und der entsprechende Bestellweg. Angebotsnutzung und Belegabruf haben jeweils eigene Voraussetzungen und sollten bei der Planung getrennt betrachtet werden.

Prüft apoprüfung Großhandelsrechnungen auf PZN-Ebene?

Ja. apoprüfung prüft Rechnungen und Konditionen auf PZN-Ebene. Je nach Auswertung geht es um Packungswerte, Umsätze, Rabatte oder Skonto. Eine Rückfrage lässt sich so an einer konkreten Größe festmachen: welcher Wert auf dem Beleg steht, welcher Vergleichswert berechnet wird und welche Grundlage dabei verwendet wurde. Für die Einordnung brauchen Sie den richtigen Zeitraum, die zugehörigen Originalbelege und die hinterlegten Vereinbarungen.

Welche Aufgaben bleiben trotz Software beim Apothekenteam?

Die Software ruft Belege ab und stellt Auswertungen bereit. Beim Team bleiben die Einordnung und die Kommunikation: Wer sieht Abrechnungen durch, wer sammelt Rückfragen, wer führt das Gespräch mit der Großhandlung? Eine rechnerische Differenz ist zunächst ein Prüfpunkt. Ob sie zu einer Rückfrage führt, klären Sie anhand der Originalunterlagen und der geltenden Vereinbarung und dokumentieren Antwort und Ergebnis in Ihrer bestehenden Ablage.

Ist apoprüfung eine Software für Apotheken?

Ja. apoprüfung ist Software für Apotheken mit Funktionen für den automatischen Großhandelsbelegabruf, die Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung sowie die Verbindung zu teilnehmenden Lieferanten und Beratungen.

Was kostet die Software für meine Apotheke?

Für Ihre Kalkulation sind die gewählten Funktionen und die dafür maßgeblichen Mengen relevant. Nutzen Sie die Preisübersicht mit Rechner, um Ihre Zusammenstellung nachzuvollziehen. Prüfen Sie dabei auch, welche Lieferantenbeziehungen und Apotheken Sie berücksichtigen möchten.

Wie starte ich mit apoprüfung?

Mit apoprüfung rufen Sie Großhandelsbelege ab und nutzen die Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen. Die Seite zum Einstieg in apoprüfung beschreibt die Vorbereitung für Ihre Apotheke. Den Leistungsumfang finden Sie unter Funktionen für Apotheken, Ihre Zusammenstellung unter Preise.