Apothekenberater finden und ein Mandat anfragen

Von der Beratungsanfrage zur Zusammenarbeit

Eine Apothekenberatung zu beauftragen lohnt sich dann, wenn Sie eine konkrete Frage haben und die passenden Unterlagen dazu bereitliegen. Für die laufende Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung benötigen Sie kein Mandat: Diese Arbeit übernimmt apoprüfung als Software. Ein Beratungsmandat ergänzt das um die persönliche Einordnung und um Aufgaben, die eine Auswertung nicht leisten kann.

Das Anliegen benennen

Geht es um Großhandelskonditionen, auffällige Abrechnungen oder einen besseren Überblick über den Einkauf? Beschreiben Sie Ihr Anliegen, bevor Sie eine teilnehmende Apothekenberatung kontaktieren. So lässt sich der Beratungsbedarf gemeinsam eingrenzen, und Sie erkennen früh, ob überhaupt eine Beratung nötig ist oder ob die Auswertungen Ihre Frage bereits beantworten.

Anliegen, die sich gut für ein Mandat eignen

Erfahrungsgemäß eignen sich Fragen, die über einen einzelnen Beleg hinausgehen und eine Bewertung erfordern:

• Eine Abweichung taucht über mehrere Abrechnungszeiträume hinweg wiederholt auf.
• Sie möchten ein Konditionsgespräch mit Ihrer Großhandlung vorbereiten und die eigene Position einschätzen.
• Mehrere Apotheken sollen einheitlich bewertet werden, etwa nach einer Übernahme.
• Eine Rückfrage an die Großhandlung blieb unbeantwortet oder wurde abschlägig beschieden.

Was Sie vorab selbst klären können

Halten Sie fest, welche Apotheke, welche Großhandlung und welcher Zeitraum betroffen sind. Diese drei Angaben grenzen fast jede Einkaufsfrage ein. Liegen Belegnummern vor, notieren Sie diese ebenfalls. Je genauer der Ausgangspunkt, desto weniger Zeit des Mandats fließt in die Rekonstruktion des Sachverhalts.

Ein Mandat anfragen

Über apoprüfung können Sie bei einer gelisteten Beratung ein Beratungsmandat anfragen. Den Auftrag und den Umfang der Zusammenarbeit stimmen Sie mit der Beratung ab. Nach bestätigter Verbindung stehen ihr die Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen zur Verfügung.

Was die Verbindung technisch bedeutet

Die Verbindung ist mehr als ein Kontaktverweis auf eine externe Website. Sie legt fest, dass die Beratung mit denselben Auswertungen arbeitet, die Sie in Ihrer Apotheke sehen. Zwei Punkte sind dabei wichtig: Der Zugriff bezieht sich auf die Funktionen, die Sie tatsächlich gebucht haben, und er entsteht erst, wenn die Verbindung bestätigt ist. Haben Sie den Belegabruf für eine bestimmte Großhandlung nicht gebucht, liegen dazu auch keine Auswertungen vor, die die Beratung nutzen könnte.

Umfang und Vergütung trennen

Die gebuchten Softwarefunktionen und die persönliche Beratungsleistung sollten Sie getrennt betrachten. Die Softwarekosten richten sich nach Grundgebühr und gebuchtem Belegabruf; Art, Umfang und Vergütung der Beratung vereinbaren Sie mit der jeweiligen Apothekenberatung. Aus der Verbindung in der Software ergibt sich nicht automatisch, dass die Beratung sämtliche Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung übernimmt. Klären Sie deshalb vorab, welches Ergebnis Sie erwarten und welche Aufgaben in der Apotheke bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wie eine verbundene Beratung arbeitet, zeigt die Veritas Apothekenberatung: Veritas setzt apoprüfung gemeinsam mit seinen Mandanten für die Rechnungskontrolle ein und bietet die Nutzung auf Wunsch im Rahmen seiner Beratungspakete an.

Die Zusammenarbeit überschaubar halten

Ein Mandat muss nicht die gesamte Einkaufskontrolle umfassen. Häufig genügt ein klar umrissener Auftrag, der sich nach einigen Wochen bewerten lässt.

Einen ersten Auftrag zuschneiden

Beginnen Sie mit einem Zeitraum und einer Fragestellung, statt mit einer offenen Dauerbetreuung. Vereinbaren Sie, welche Auswertungen besprochen werden, bis wann eine Rückmeldung vorliegt und in welcher Form Sie das Ergebnis erhalten. Danach können Sie entscheiden, ob eine regelmäßige Betreuung sinnvoll ist.

Zuständigkeiten festlegen

Bestimmen Sie, wer in Ihrer Apotheke Rückfragen sammelt und wer die Großhandlung kontaktiert. Ohne diese Festlegung bleiben offene Punkte häufig ohne Zuständigkeit liegen — unabhängig davon, wie gut die Auswertung ist. Die Software liefert die Arbeitsgrundlage; die Aufgabenverteilung vereinbaren Apotheke und Beratung.

Auch ohne Mandat arbeitsfähig bleiben

Ihre Apotheke kann die laufende Prüfung selbst bearbeiten und eine Beratung nur bei Bedarf hinzuziehen. Für viele Rückfragen reicht ein konkreter Belegbezug aus, um die Sache direkt mit der Großhandlung zu klären. Eine rechnerische Auffälligkeit ist dabei noch keine bestätigte Forderung: Die Einordnung anhand Ihrer Unterlagen und die Entscheidung über den nächsten Schritt bleiben Ihre Aufgabe, mit oder ohne Mandat.

Einkaufsdaten für die Beratung nutzen · Das Erstgespräch vorbereiten · Funktionsumfang im Überblick

Häufige Fragen: Apothekenberater finden und ein Mandat anfragen

Wie finde ich einen Apothekenberater in apoprüfung?

In apoprüfung sind teilnehmende Apothekenberatungen gelistet. Bei einer dieser Beratungen fragen Sie direkt über die Software ein Mandat für Ihre Apotheke an. Beschreiben Sie vorher Ihr Anliegen möglichst konkret, zum Beispiel eine auffällige Abrechnung oder ein anstehendes Konditionsgespräch. So können Sie gemeinsam einschätzen, ob und in welchem Umfang eine Betreuung sinnvoll ist. Auftrag und Umfang der Zusammenarbeit stimmen Sie anschließend mit der Beratung selbst ab.

Welche Daten sieht der Berater nach der Verbindung mit meiner Apotheke?

Nach bestätigter Verbindung stehen der Beratung die Auswertungen Ihrer gebuchten Funktionen zur Verfügung, also dieselben Auswertungen, die Sie in Ihrer Apotheke sehen. Der Zugriff entsteht erst mit der Bestätigung und beschränkt sich auf das, was Sie tatsächlich gebucht haben. Haben Sie den Belegabruf für eine bestimmte Großhandlung nicht gebucht, liegen dazu keine Auswertungen vor, die die Beratung nutzen könnte.

Wer legt die Vergütung eines Apothekenberaters fest?

Art, Umfang und Vergütung der persönlichen Beratung vereinbaren Sie direkt mit der jeweiligen Apothekenberatung. Davon getrennt sind die Softwarekosten von apoprüfung, die sich nach Grundgebühr und gebuchtem Belegabruf richten und auf der Seite /preise nachvollzogen werden können. Betrachten Sie beide Posten getrennt, damit klar bleibt, welche Leistung die Software erbringt und welche die Beratung.

Übernimmt der Berater auch die Reklamation bei meiner Großhandlung?

Nicht automatisch. Aus der Verbindung in der Software ergibt sich nicht, dass die Beratung sämtliche Gespräche oder Reklamationen mit Ihrer Großhandlung führt. Ob sie ein Gespräch nur vorbereitet oder Sie begleitet, legen Sie im Mandat fest. Bestimmen Sie außerdem, wer in Ihrer Apotheke Rückfragen sammelt und wer die Großhandlung kontaktiert, damit offene Punkte nicht ohne Zuständigkeit liegen bleiben.

Wie umfangreich sollte ein erstes Beratungsmandat sein?

Ein erstes Mandat muss nicht die gesamte Einkaufskontrolle umfassen. Bewährt hat sich ein klar umrissener Auftrag mit einem Zeitraum und einer Fragestellung statt einer offenen Dauerbetreuung. Vereinbaren Sie, welche Auswertungen besprochen werden, bis wann eine Rückmeldung vorliegt und in welcher Form Sie das Ergebnis erhalten. Nach einigen Wochen können Sie bewerten, ob eine regelmäßige Betreuung sinnvoll ist.

Welche Angaben sollte ich vor der Mandatsanfrage bereithalten?

Halten Sie fest, welche Apotheke, welche Großhandlung und welcher Zeitraum betroffen sind; diese drei Angaben grenzen fast jede Einkaufsfrage ein. Liegen Belegnummern vor, notieren Sie diese ebenfalls. Je genauer der Ausgangspunkt beschrieben ist, desto weniger Zeit des Mandats fließt in die Rekonstruktion des Sachverhalts und desto schneller kann die Beratung mit der eigentlichen Einordnung beginnen.